Osto- ja matkalaskuprosessin kuvaus ja kehittäminen : Case: Visma Services Oy ja Yritys X Oy
Lehtinen, Atte (2013)
Lehtinen, Atte
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013112718516
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013112718516
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön päätavoitteena oli kuvata Yritys X Oy:n osto- ja matkalaskuprosesseja ja osoittaa niiden mahdolliset kehityskohdat parannusehdotuksineen. Yritys X Oy on Visma Services Oy:n asiakasyritys ja prosesseja kuvattiin molempien yritysten näkökulmasta. Tavoitteena oli myös tuottaa tietoa yrityksille mahdollisia toimenpiteitä varten. Yritys X Oy on lähivuosina kasvanut konsernina voimakkaasti, joka on johtanut myös laskuprosessien volyymien kasvuun. Tästä johtuen prosesseja oli syytä tarkastella uudelleen. Tutkimusongelmana tässä opinnäytetyössä oli: miten asiakasyrityksen osto- ja matkalaskuprosesseja voidaan kehittää?
Opinnäytetyö koostuu kolmesta teoriaosiosta, jotka luovat pohjan viimeiselle osiolle, jossa käydään läpi tutkimuksen tuloksia. Teoriaosiot käsittelevät digitaalista taloushallintoa, taloushallinnon prosesseja sekä business to business -palveluprosessia. Näiden viitekehysten avulla käsiteltiin prosessien tehokkuutta ja toimivuutta.
Opinnäytetyö tehtiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusta varten haastateltiin yhteensä kolmea case-yritysten työntekijää. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina joissa kysymykset olivat ennalta määritetyt. Haastattelut nauhoitettiin ja myöhemmin litteroitiin kirjalliseen muotoon. Tutkimuksen tukena käytettiin havainnointia täydentävänä menetelmänä.
Haastatteluista selvisi, että haastateltavat osoittivat pääasiassa ongelmakohtia samoista toiminnoista huolimatta siitä, että heillä kaikilla oli hieman eri näkökulma prosessiin. Tutkimuksessa käytetty kirjallisuus tukee näitä kohtia. Haastattelujen ja havainnoinnin tuloksena syntyivät yksityiskohtaiset prosessikaaviot ja kuvaukset Yritys X Oy:n osto- ja matkalaskuprosesseista. Näiden kuvausten avulla käsiteltiin prosessien eri toimintojen ongelmakohtia ja esitettiin niihin parannusehdotuksia niiden kehittämiseksi. Merkittävimmät ongelmakohdat havaittiin Yritys X Oy:n matkalaskuprosessista, josta laadittiin kehitysehdotusten mukainen prosessikaavio.
Ulkoistamalla osto- ja matkalaskujen käsittelyn Visma Services Oy:lle asiakasyrityksen tavoitteena on mm. minimoida kuluja sekä manuaalisen työn määrää. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että Yritys X Oy voisi päästä lähemmäs näitä tavoitteita. Tästä johtuen yritysten tulisi yhdessä uudelleen arvioida ja kehittää osto- ja matkalaskuprosessia tätä tutkimusta apuna käyttäen toisaalta maksimoidakseen saatavan hyödyn ja toisaalta parantaakseen palvelun laatua.
Opinnäytetyö koostuu kolmesta teoriaosiosta, jotka luovat pohjan viimeiselle osiolle, jossa käydään läpi tutkimuksen tuloksia. Teoriaosiot käsittelevät digitaalista taloushallintoa, taloushallinnon prosesseja sekä business to business -palveluprosessia. Näiden viitekehysten avulla käsiteltiin prosessien tehokkuutta ja toimivuutta.
Opinnäytetyö tehtiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusta varten haastateltiin yhteensä kolmea case-yritysten työntekijää. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina joissa kysymykset olivat ennalta määritetyt. Haastattelut nauhoitettiin ja myöhemmin litteroitiin kirjalliseen muotoon. Tutkimuksen tukena käytettiin havainnointia täydentävänä menetelmänä.
Haastatteluista selvisi, että haastateltavat osoittivat pääasiassa ongelmakohtia samoista toiminnoista huolimatta siitä, että heillä kaikilla oli hieman eri näkökulma prosessiin. Tutkimuksessa käytetty kirjallisuus tukee näitä kohtia. Haastattelujen ja havainnoinnin tuloksena syntyivät yksityiskohtaiset prosessikaaviot ja kuvaukset Yritys X Oy:n osto- ja matkalaskuprosesseista. Näiden kuvausten avulla käsiteltiin prosessien eri toimintojen ongelmakohtia ja esitettiin niihin parannusehdotuksia niiden kehittämiseksi. Merkittävimmät ongelmakohdat havaittiin Yritys X Oy:n matkalaskuprosessista, josta laadittiin kehitysehdotusten mukainen prosessikaavio.
Ulkoistamalla osto- ja matkalaskujen käsittelyn Visma Services Oy:lle asiakasyrityksen tavoitteena on mm. minimoida kuluja sekä manuaalisen työn määrää. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että Yritys X Oy voisi päästä lähemmäs näitä tavoitteita. Tästä johtuen yritysten tulisi yhdessä uudelleen arvioida ja kehittää osto- ja matkalaskuprosessia tätä tutkimusta apuna käyttäen toisaalta maksimoidakseen saatavan hyödyn ja toisaalta parantaakseen palvelun laatua.