Laurea Leppävaarassa järjestettävien ulkoisten tapahtumien ydinprosessikuvaus
Viljaranta, Jaana (2009)
Viljaranta, Jaana
Laurea-ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912026758
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912026758
Tiivistelmä
Tapahtumat ovat erilaisia tilaisuuksia, joille yhteistä on niiden moniulotteisuus järjestäjän kannalta. Häyrisen ja Vallon (2003, 73–74) kokemuksen mukaan tapahtumien järjestäminen luo tekijöille ja organisaatiolle parhaimmillaan suuren osaamispääoman sekä markkinoinnillisen kilpailuedun.
Prosesseilla on useita eri määritelmiä. Laamasen (2002, 19) mukaan prosessit voidaan mieltää muutoksena, kehityksenä tai toimintana. Tässä työssä kuvaan liiketoimintaprosessia, joka tarkoittaa toisiinsa liittyviä toimintoja ja resursseja joita voidaan mallintaa ja kehittää.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata Laurea-ammattikorkeakoulu Leppävaaran yksikössä järjestettävien ulkoisten tapahtumien ydinprosessia. Prosessikuvaus toimii työkaluna tapahtumanjärjestämisen ympärillä työskenteleville. Laureassa suunnitellaan ja toteutetaan paljon erilaisia ulkoisia tapahtumia. Toimintaa ei ole aikaisemmin mallinnettu, josta syystä kehittämispäällikkö tilasi prosessikuvauksen ulkoisten tapahtumien järjestämisestä Laureassa. Työn tavoitteena on laatia selkeä ja ymmärrettävä prosessikuvaus toiminnan ja perehdyttämisen tueksi. Tavoitteena on saada prosessin avainhenkilöt ymmärtämään prosessin kulun sekä oman roolinsa prosessissa.
Prosessikuvauksissa on käytetty apuna Laamasen mallia vuokaaviosta. Prosessin lähtökohtana ovat asiakkaat sekä heidän tarpeensa ja prosessi päättyy asiakkaaseen. Olen kuvannut Laurean tapahtuman järjestämisen nykyhetken ydinprosessit. Prosessien kuvaamisen apuna olen käyttänyt tutkimusmenetelmänä benchmarkkausta. Tutkin Laurea Leppävaarassa aikaisemmin järjestettyjen ulkoisten tapahtumien materiaalia prosessikuvausten pohjana.
Ydinprosessi on jaettu neljään osaprosessiin, jotka ovat valmisteluvaihe, suunnitteluvaihe, toteutusvaihe sekä päättäminen ja arviointi. Prosessikaaviot on toteutettu Microsoft Power Point – ohjelmalla. Kaavioiden tukena ovat sanalliset prosessikuvaukset. Prosessikuvaus tulee käyttöön optima – työtilaan, joka on Laurean verkossa toimiva interaktiivinen työtila opiskelijoiden ja opettajien tiedonkulkua varten.
Prosessien käyttöönotto, arviointi, mittareiden luominen sekä kehittäminen jäävät prosessien käyttäjien tehtäväksi. Olen kuvannut näitä vaiheita työssäni, jotta jatkotoimenpiteiden aloittaminen sujuisi helpommin.
Prosesseilla on useita eri määritelmiä. Laamasen (2002, 19) mukaan prosessit voidaan mieltää muutoksena, kehityksenä tai toimintana. Tässä työssä kuvaan liiketoimintaprosessia, joka tarkoittaa toisiinsa liittyviä toimintoja ja resursseja joita voidaan mallintaa ja kehittää.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata Laurea-ammattikorkeakoulu Leppävaaran yksikössä järjestettävien ulkoisten tapahtumien ydinprosessia. Prosessikuvaus toimii työkaluna tapahtumanjärjestämisen ympärillä työskenteleville. Laureassa suunnitellaan ja toteutetaan paljon erilaisia ulkoisia tapahtumia. Toimintaa ei ole aikaisemmin mallinnettu, josta syystä kehittämispäällikkö tilasi prosessikuvauksen ulkoisten tapahtumien järjestämisestä Laureassa. Työn tavoitteena on laatia selkeä ja ymmärrettävä prosessikuvaus toiminnan ja perehdyttämisen tueksi. Tavoitteena on saada prosessin avainhenkilöt ymmärtämään prosessin kulun sekä oman roolinsa prosessissa.
Prosessikuvauksissa on käytetty apuna Laamasen mallia vuokaaviosta. Prosessin lähtökohtana ovat asiakkaat sekä heidän tarpeensa ja prosessi päättyy asiakkaaseen. Olen kuvannut Laurean tapahtuman järjestämisen nykyhetken ydinprosessit. Prosessien kuvaamisen apuna olen käyttänyt tutkimusmenetelmänä benchmarkkausta. Tutkin Laurea Leppävaarassa aikaisemmin järjestettyjen ulkoisten tapahtumien materiaalia prosessikuvausten pohjana.
Ydinprosessi on jaettu neljään osaprosessiin, jotka ovat valmisteluvaihe, suunnitteluvaihe, toteutusvaihe sekä päättäminen ja arviointi. Prosessikaaviot on toteutettu Microsoft Power Point – ohjelmalla. Kaavioiden tukena ovat sanalliset prosessikuvaukset. Prosessikuvaus tulee käyttöön optima – työtilaan, joka on Laurean verkossa toimiva interaktiivinen työtila opiskelijoiden ja opettajien tiedonkulkua varten.
Prosessien käyttöönotto, arviointi, mittareiden luominen sekä kehittäminen jäävät prosessien käyttäjien tehtäväksi. Olen kuvannut näitä vaiheita työssäni, jotta jatkotoimenpiteiden aloittaminen sujuisi helpommin.