Sähköisen kokouskäytännön toteuttamissuunnitelma Vaalan kunnalle
Mannermaa, Sari (2014)
Mannermaa, Sari
Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu Lapin ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402172362
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402172362
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää mitä Vaalan kunnan on huomioitava ennen sähköisen kokouskäytännön toteuttamista ja miten sitä kunnassa kannattaa hyödyntää. Lisäksi työssä selvitettiin, ovatko Vaalan kunnanhallituksen ja -valtuuston jäsenet ja varajäsenet halukkaita siirtymään uuteen työtapaan ja mitkä ovat heidän valmiutensa työtavan toteuttamiseksi.
Opinnäytetyön teoriaosassa tarkastellaan tietoyhteiskunnan ja palvelujen kehittymisen vaikutusta sähköiseen hallintoon julkisella sektorilla sekä käsitellään muutoksen toteuttamista organisaatiossa.
Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa käytettiin kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Aineisto kerättiin tekemällä kohderyhmälle kyselytutkimus, josta saadut tulokset analysoitiin Excel-taulukkolaskentaohjelmalla. Lisäksi tietoa saatiin haastattelemalla asiantuntijaa ja lähettämällä sähköposti-tiedusteluja jo sähköistä kokouskäytäntöä toteuttaviin kuntiin.
Tulokset osoittivat, että kohderyhmästä hieman yli puolet haluaisi jo toteuttaa uutta työtapaa ja että lähes kaikilla oli myös tähän tarvittavat valmiudet. Asenteiden parantamiseksi ja muutoksen läpiviemisen helpottamiseksi kunnan tulisi aluksi esitellä uusi käytäntö kokonaisuudessaan luottamushenkilöille ja valita annetuista teknisistä vaihtoehdoista parhaiten tarpeisiinsa sopiva. Johtopäätöksenä todettiin, että sähköinen kokouskäytäntö voidaan toteuttaa Vaalassa niin, että asiakirjojen jakelu aloitetaan jo nyt sähköisesti rinnakkain vanhan käytännön kanssa ja viimeistään seuraavan hallitus-/valtuustokauden alusta alkaen siirrytään pelkästään sähköiseen jakeluun. Annetut suositukset ovat yleispäteviä ja siten myös muiden kuntien käytettävissä.
Opinnäytetyön teoriaosassa tarkastellaan tietoyhteiskunnan ja palvelujen kehittymisen vaikutusta sähköiseen hallintoon julkisella sektorilla sekä käsitellään muutoksen toteuttamista organisaatiossa.
Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa käytettiin kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Aineisto kerättiin tekemällä kohderyhmälle kyselytutkimus, josta saadut tulokset analysoitiin Excel-taulukkolaskentaohjelmalla. Lisäksi tietoa saatiin haastattelemalla asiantuntijaa ja lähettämällä sähköposti-tiedusteluja jo sähköistä kokouskäytäntöä toteuttaviin kuntiin.
Tulokset osoittivat, että kohderyhmästä hieman yli puolet haluaisi jo toteuttaa uutta työtapaa ja että lähes kaikilla oli myös tähän tarvittavat valmiudet. Asenteiden parantamiseksi ja muutoksen läpiviemisen helpottamiseksi kunnan tulisi aluksi esitellä uusi käytäntö kokonaisuudessaan luottamushenkilöille ja valita annetuista teknisistä vaihtoehdoista parhaiten tarpeisiinsa sopiva. Johtopäätöksenä todettiin, että sähköinen kokouskäytäntö voidaan toteuttaa Vaalassa niin, että asiakirjojen jakelu aloitetaan jo nyt sähköisesti rinnakkain vanhan käytännön kanssa ja viimeistään seuraavan hallitus-/valtuustokauden alusta alkaen siirrytään pelkästään sähköiseen jakeluun. Annetut suositukset ovat yleispäteviä ja siten myös muiden kuntien käytettävissä.