JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO TYÖYHTEISÖSSÄ : Case: Mikkelin Kaupungin työpajat, Valmennuksen arvioinnin tukijärjestelmä VAT
Auvinen, Tero (2014)
Auvinen, Tero
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405086457
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405086457
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka uusi tietojärjestelmä otetaan käyttöön työyhteisössä. Tässä tapaustutkimuksessa tutkin valmennuksen arvioinnin tukijärjestelmän (VAT) käyttöönottoa Mikkelin kaupungin työpajoilla. Aihetta tarkastellaan loppukäyttäjän näkökulmasta. Erityisen mielenkiinnon kohteena ovat järjestelmän käyttöönottoon liittyvä tiedottaminen, koulutus, käytönaikainen tuki sekä muutoksen ja sen johtamisen kokeminen. Työn tilaajana oli Mikkelin kaupungin työllisyyspalvelut -yksikkö, joka hallinnoi työpajojen kehittämishanke Varttia (ESR). Vartti-hanke oli osaltaan vastuussa VAT-järjestelmän hankinnasta sekä sen käyttöönottotoimista.
Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostui muutoksesta ja sen johtamisesta sekä järjestelmän käyttöönottamisesta. Muutosta käsittelin työyhteisön näkökulmasta ja olen sisällyttänyt siihen muutoksen suunnittelun, muutosroolit sekä muutoksen eri vaiheet. Oppiminen liittyy olennaisena osana muutokseen, joten olen kirjoittanut myös oppimiseen liittyvistä haasteista sekä koulutuksen suunnittelusta sen onnistumisen arvioimiseen. Lisäksi olen avannut hieman prosessin kehittämiseen liittyvää teoriaa.
Kyseessä oli kvalitatiivinen tutkimus. Pääasiallisena tutkimusmenetelmänä käytin kuuden henkilön ryhmähaastattelua. Kahden henkilön kohdalla aineiston keruussa käytin sähköpostikyselyä. Pajoilla työskentee keskimäärin 12 tutkimuksen kohderyhmään kuuluvaa yksilö- ja työvalmentajaa, joten haastateltavien kokonaismäärää kahdeksan voi pitää riittävänä. Saatuja tuloksia tukevat myös tutkimuksen aikaiset keskusteluni loppukäyttäjien kanssa tämän tutkimuksen ulkopuolella.
Tutkimuksen tuloksista käy ilmi, että loppukäyttäjät olivat innokkaasti odottaneet uutta järjestelmää valmennuksen arvioinnin tueksi ja siltä odotettiin paljon. VAT-järjestelmän käyttöönotto koettiin suurena, positiivisena muutoksena työarkeen. Sen koettiin olevan myös työyhteisöä yhdistävä tekijä. Järjestelmän avulla pajavalmentautujien arviointi saadaan yhtenäiseksi sekä ajantasaiseksi. VAT:n avulla voidaan tuottaa WHO:n ICF-luokitukseen perustuvia valmentautujan toimintakyvyn ja työelämävalmiuksien eri osa-alueisiin liittyviä raportteja.
Tutkimusaineiston analyysin perusteella voidaan todeta, että loppukäyttäjät eivät olleet täysin tyytyväisiä järjestelmän käyttöönoton eri vaiheisiin. Erityistä huomiota ja jopa kritiikkiä esitettiin VAT:ään liittyvästä aloitusvaiheen koulutuksesta ja sen kohdentamisesta. Erityistä kiitosta sai kuitenkin Vartti-hankkeen henkilöstö, jolta käyttäjät saivat koulutusta sekä tukea ongelmatilanteissa.
Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostui muutoksesta ja sen johtamisesta sekä järjestelmän käyttöönottamisesta. Muutosta käsittelin työyhteisön näkökulmasta ja olen sisällyttänyt siihen muutoksen suunnittelun, muutosroolit sekä muutoksen eri vaiheet. Oppiminen liittyy olennaisena osana muutokseen, joten olen kirjoittanut myös oppimiseen liittyvistä haasteista sekä koulutuksen suunnittelusta sen onnistumisen arvioimiseen. Lisäksi olen avannut hieman prosessin kehittämiseen liittyvää teoriaa.
Kyseessä oli kvalitatiivinen tutkimus. Pääasiallisena tutkimusmenetelmänä käytin kuuden henkilön ryhmähaastattelua. Kahden henkilön kohdalla aineiston keruussa käytin sähköpostikyselyä. Pajoilla työskentee keskimäärin 12 tutkimuksen kohderyhmään kuuluvaa yksilö- ja työvalmentajaa, joten haastateltavien kokonaismäärää kahdeksan voi pitää riittävänä. Saatuja tuloksia tukevat myös tutkimuksen aikaiset keskusteluni loppukäyttäjien kanssa tämän tutkimuksen ulkopuolella.
Tutkimuksen tuloksista käy ilmi, että loppukäyttäjät olivat innokkaasti odottaneet uutta järjestelmää valmennuksen arvioinnin tueksi ja siltä odotettiin paljon. VAT-järjestelmän käyttöönotto koettiin suurena, positiivisena muutoksena työarkeen. Sen koettiin olevan myös työyhteisöä yhdistävä tekijä. Järjestelmän avulla pajavalmentautujien arviointi saadaan yhtenäiseksi sekä ajantasaiseksi. VAT:n avulla voidaan tuottaa WHO:n ICF-luokitukseen perustuvia valmentautujan toimintakyvyn ja työelämävalmiuksien eri osa-alueisiin liittyviä raportteja.
Tutkimusaineiston analyysin perusteella voidaan todeta, että loppukäyttäjät eivät olleet täysin tyytyväisiä järjestelmän käyttöönoton eri vaiheisiin. Erityistä huomiota ja jopa kritiikkiä esitettiin VAT:ään liittyvästä aloitusvaiheen koulutuksesta ja sen kohdentamisesta. Erityistä kiitosta sai kuitenkin Vartti-hankkeen henkilöstö, jolta käyttäjät saivat koulutusta sekä tukea ongelmatilanteissa.