Purchasing Process Redesign: a Case Study of Company X
Baumann, Beata (2014)
Baumann, Beata
Laurea-ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402262682
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402262682
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena on ostoprosessin uudelleensuunnittelu. Tarve nousi Yritys X:n, eli koh-deyrityksen pyynnöstä paikallisesti käytetyn ostotyökalun muutoksen vuoksi. Uusi työkalu on Supplier Relationship Management. Tutkimuksen tarkoituksena oli luoda kokonaisvaltainen prosessikartta, joka kattaa Yritys X:n koko operatiivisen ostoprosessin, roolit ja vastuut sekä osaprosessit. Saatujen dokumenttien avulla voidaan luoda väliaikaiset ratkaisut, joilla varmistetaan hankintaprosessin sujuva jatkuvuus.
Teoreettinen viitekehys rakennettiin kolmesta pääteemasta: hankinta, prosessit ja työpajat. Luku hankinnoista sisältää tietoja hankintoihin liittyvistä näkökulmista, tasoista ja hankinnan sähköisistä työkaluista ja se antaa aiheesta hyvän tietopohjan lukijalle. Luku prosesseista kattaa prosessiin liittyvät määritelmät ja siinä käydään läpi erilaisia tapoja prosessien kehittämiseen. Luku työpajoista kertoo siitä, miten työpajoja pitäisi järjestää ja toteuttaa ja miten kehitystarpeet voidaan tunnistaa käyttäjien avulla.
Aineisto kerättiin ja analysoitiin laadullisiin menetelmiin Projektikehitystiimin toimesta työpajojen kautta. Työpajoja käytettiin vaatimusten keräämiseen, prosessien kartoitukseen ja analysointiin, mihin saatiin apua myös teoreettisesta tiedosta prosesseista.
Johtopäätöksenä, kun tietojen kerääminen, analysointi ja vaatimusten keräys oli tehty, han-kintaprosessista vastaavat tarjosivat väliaikaisia ja pitkän aikavälin ratkaisuja, jotka on kehitetty yhdessä eri osapuolten kanssa. Prosessi oli uudelleensuunniteltu siten, että se palvelee käyttäjien tarpeita. Myös useita manuaalisia toimintoja lisättiin, jotta katettaisiin kaikki uuden osto-työkalun aiheuttamat aukot. Yleisen työkalu- ja prosessimuutoksen lisäksi kaksi tärkeää kohtaa nostettiin esiin: tekninen hyväksyntä ja alihankinnan ostoprosessi. Kaikki tarjotut väliaikaiset ratkaisut hyväksyttiin ja toimenpanttiin ja ne ovat toistaiseksi osa Yritys X:n Suomen ostoprosessia.
Teoreettinen viitekehys rakennettiin kolmesta pääteemasta: hankinta, prosessit ja työpajat. Luku hankinnoista sisältää tietoja hankintoihin liittyvistä näkökulmista, tasoista ja hankinnan sähköisistä työkaluista ja se antaa aiheesta hyvän tietopohjan lukijalle. Luku prosesseista kattaa prosessiin liittyvät määritelmät ja siinä käydään läpi erilaisia tapoja prosessien kehittämiseen. Luku työpajoista kertoo siitä, miten työpajoja pitäisi järjestää ja toteuttaa ja miten kehitystarpeet voidaan tunnistaa käyttäjien avulla.
Aineisto kerättiin ja analysoitiin laadullisiin menetelmiin Projektikehitystiimin toimesta työpajojen kautta. Työpajoja käytettiin vaatimusten keräämiseen, prosessien kartoitukseen ja analysointiin, mihin saatiin apua myös teoreettisesta tiedosta prosesseista.
Johtopäätöksenä, kun tietojen kerääminen, analysointi ja vaatimusten keräys oli tehty, han-kintaprosessista vastaavat tarjosivat väliaikaisia ja pitkän aikavälin ratkaisuja, jotka on kehitetty yhdessä eri osapuolten kanssa. Prosessi oli uudelleensuunniteltu siten, että se palvelee käyttäjien tarpeita. Myös useita manuaalisia toimintoja lisättiin, jotta katettaisiin kaikki uuden osto-työkalun aiheuttamat aukot. Yleisen työkalu- ja prosessimuutoksen lisäksi kaksi tärkeää kohtaa nostettiin esiin: tekninen hyväksyntä ja alihankinnan ostoprosessi. Kaikki tarjotut väliaikaiset ratkaisut hyväksyttiin ja toimenpanttiin ja ne ovat toistaiseksi osa Yritys X:n Suomen ostoprosessia.