Uuden dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli kuvata kohdeyrityksen valitseman dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönottoa ja selvittää miten se soveltui yrityksen tarpeisiin. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Kekkilä Oy. Työssä selvitettiin mitä tarkoitetaan dokumentinhallinnalla ja dokumentinhallintajärjestelmillä, tutkittiin yrityksen tarvetta uudelle järjestelmälle sekä esiteltiin kohdeyrityksen käyttöönottama dokumentinhallintajärjestelmä. Dokumentinhallintajärjestelmässä syvennyttiin prosessien kuvaamiseen ja niihin liittyvään dokumentaatioon. Esimerkkinä uuden järjestelmän toiminnasta otettiin käsittelyyn kohdeyrityksen turvetuotannon dokumentaatio. Tavoitteena oli selkeyttää turvetuotannon dokumentaation käsittelyä ja pyrkiä luomaan näille dokumenteille yhteinen tietopankki. Työn tuloksena rakennettiin suokohtaiset prosessikaaviot turvetuotannon ympäristöluvan hakuprosessista ja luvan noudattamisprosessista sekä kuvattiin turvetuotannon prosessikaaviot. Dokumenteille luotiin toimialakohtainen yhtenäinen kansiorakenne, ja linkittämällä tarvittavat dokumentit prosessikaavioiden vaiheisiin saatiin luotua prosesseista selkeä kokonaiskuva johtamisjärjestelmän tallenteiden, sekä näihin liittyvien tehtävien hallintaan ja ohjeistukseen.

The purpose of this thesis was to describe the process of implementing a new document management system for the target company, and also to study how well it suited the target company’s needs. This thesis was commissioned by Kekkilä Ltd. The beginning portion clarifies what is the purpose and process of document managing. Document management systems are explained, the need for a new document managing system is researched and the new chosen document management system for the target company is introduced. As an example of the new systems capabilities, an in-depth look is taken at the handling of documents and processes of peat production. The goal for this thesis was to simplify the handling of documents related to peat production, and to create a simple and easy-to-use document bank for all these documents. This led to the building of new process maps for peat production implemented by the new document management system. By linking the related documents to the different stages of the process maps, we were able to create a clear overview of the whole process.