Pienyrityksen projektinhallinnan kehittäminen : case: Yritys X

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, miten projektinhallintaa voidaan kehittää pienyrityksessä. Aihe on ajankohtainen, sillä erilaisia projekteja toteutetaan eri aloilla yhä enenevässä määrin. Pienyrityksen näkökulman valintaa aiheeseen tukee case-yrityksen koon lisäksi tieto, että henkilöstön määrällä mitattuna 99 % Suomen yrityksistä on nimenomaan pienyrityksiä.

Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä on käytetty kvalitatiivista case- eli tapaustutkimusta. Tutkimus on toteutettu teemahaastatteluina ja yritysvierailujen aikana tapahtuneena omana havainnointina. Lisäksi kehityskohteiden löytämisessä on hyödynnetty SWOT-analyysia.

Teoriaosuudessa tutkitaan, mitä projektit ja projektinhallinta ovat. Osuuden tarkoituksena on tutustuttaa erilaisiin projekteihin, projektien vaiheisiin sekä projektiorganisaatioon. Lisäksi selvitetään, mihin projektinhallintaa tarvitaan, mitkä ovat sen osa-alueet ja millaisin toimenpitein sitä voidaan kehittää. Teoriaosuus on koostettu kirjallisista ja elektronisista lähteistä.

Opinnäytetyön empiirisessä osuudessa kartoitetaan case-yritys Yritys X:n lähtötilannetta projekteihin ja projektinhallintaan sekä tunnistetaan näihin liittyviä kehityskohteita. Kehityskohteiden tunnistamisen pohjalta Yritys X:lle on kehitysehdotuksena laadittu projektisuunnitelmapohja, joka avustaa heitä projektinhallinnassa.

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että projektien ja projektinhallinnan haastavuutta pienyrityksissä lisäävät erityisesti rajalliset taloudelliset ja henkilöstölliset resurssit. Mahdolliset puutteet projektinhallinnan välineissä ja järjestelmissä vaikeuttavat myös projektien tehokasta toteuttamista.

The aim of this Bachelor’s thesis is to examine, how project management can be developed at small enterprises. The topic is current, as an increasing amount of projects are carried out in different branches. The small enterprise point of view is chosen not only because of the size of the case company Company X, but also because of the big amount of small enterprises in Finland. When looking at the amount of personnel, 99 percent of the companies in Finland are classified as small enterprises.

The qualitative case study was used as a research method, and the data was obtained by interviews and the author’s own observations. The observations were conducted during several company visits to Company X. Additionally, the SWOT analysis was used as a tool to find areas needing development.

The theoretical part of this thesis studies what projects and project management are. The intention of this part is to familiarize the reader with different kinds of projects, stages of projects and project organization. Furthermore, it studies why project management is important, what are its sectors and how it can be developed. Sources of the theoretical part are literature and electronic sources.

The empirical part of the study surveys the current situation of Company X’s projects and project management and recognizes the areas needing development. This part of the study found that a lack of a written and solid project plan is one of the most urgent issues at Company X that needs development. Due to this result a project plan layout was made to help Company X in their project management.

This study results show that the challenges of projects and project management in small enterprises are increased by the limited financial and labour resources. Possible lack of sufficient tools and systems of project management are also making it more difficult to manage projects efficiently.