Palkkahallinnon työtehtävien yhtenäistäminen toimeksiantajaorganisaatiossa
Toivola, Soili; Suorsa, Heidi (2015)
Toivola, Soili
Suorsa, Heidi
Oulun ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505219452
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505219452
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimeksiantajan henkilöstösihteerien nykyisiä toimintatapoja ja tutkia, onko työtavoissa kehittämisen tai yhtenäistämisen tarvetta. Toimeksiantajaorganisaatio on alun perin muodostunut usean erillisen koulutuslaitoksen yhdistymisestä, ja sen hallinto on keskitetty Ouluun. Henkilöstöhallinnossa toimii viisi henkilöstösihteeriä, jotka vastaavat yli 800 henkilön palkkojen laskennasta ja työsuhdeasioista. Usean yksikön toimintamalli on johtanut siihen, että kaikissa yksiköissä on omanlaisensa tavat toimia. Organisaatiossa on kohdattu haastavia tilanteita, joissa esimerkiksi äkillisen sairastapauksen vuoksi töiden järjestely muiden henkilös-tösihteerien kesken on työlästä.
Tietoperusta koostettiin prosessin teoriasta eli prosessin määrittelystä ja kuvaamisesta, prosessin kehittämisestä sekä muutosprosessista. Palkkahallinnon luvussa käsiteltiin palkanlaskentaa, raportointia ja arkistointia toimeksiantajaorganisaatiossa sekä yleisellä tasolla. Lähteenä käytettiin enimmäkseen alan kirjallisuutta ja lehtiartikkeleita. Tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen tapaustutkimus ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluita, jotka analysoitiin dokumenttianalyysin keinoin. Lisäksi työssä käytettiin hyväksi toimeksiantajan sisäistä materiaalia heidän palkanlaskentaprosessiinsa liittyen.
Tutkimuksen tuloksena selvisi, että tällä hetkellä henkilöstösihteereiden työtehtävät ovat samankaltaiset. Joillakin on lisäksi vastuullaan tietty osa palkkahallinnon prosessista. Henkilöstösihteereiden nykyisissä toimintatavoissa on eroavaisuuksia, jotka tulisi yhtenäistää. Yhtenäistettäviä asioita olivat muun muassa aineiston käsittely ja säilyttäminen, esimerkiksi nimeämällä mapit ja aineisto yhdenmukaisesti. Eroja oli myös kokemuslisien merkitsemisessä sekä työtehtävien järjestelyssä työpäivän aikana.
Toimeksiantajalle aihe oli tärkeä, koska organisaatiossa oli jo pidempään suunniteltu selvitystä henkilöstösihteerien työtehtävien yhtenäistämisestä. Toimeksiantaja toivoi opinnäytetyön antavan kehitysehdotuksia hyviksi käytänteiksi. Opinnäytetyön tuloksia voidaan mahdollisesti hyödyntää organisaatiossa työn alla olevan arkistonmuodostussuunnitelman toteuttamisessa.
Tietoperusta koostettiin prosessin teoriasta eli prosessin määrittelystä ja kuvaamisesta, prosessin kehittämisestä sekä muutosprosessista. Palkkahallinnon luvussa käsiteltiin palkanlaskentaa, raportointia ja arkistointia toimeksiantajaorganisaatiossa sekä yleisellä tasolla. Lähteenä käytettiin enimmäkseen alan kirjallisuutta ja lehtiartikkeleita. Tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen tapaustutkimus ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluita, jotka analysoitiin dokumenttianalyysin keinoin. Lisäksi työssä käytettiin hyväksi toimeksiantajan sisäistä materiaalia heidän palkanlaskentaprosessiinsa liittyen.
Tutkimuksen tuloksena selvisi, että tällä hetkellä henkilöstösihteereiden työtehtävät ovat samankaltaiset. Joillakin on lisäksi vastuullaan tietty osa palkkahallinnon prosessista. Henkilöstösihteereiden nykyisissä toimintatavoissa on eroavaisuuksia, jotka tulisi yhtenäistää. Yhtenäistettäviä asioita olivat muun muassa aineiston käsittely ja säilyttäminen, esimerkiksi nimeämällä mapit ja aineisto yhdenmukaisesti. Eroja oli myös kokemuslisien merkitsemisessä sekä työtehtävien järjestelyssä työpäivän aikana.
Toimeksiantajalle aihe oli tärkeä, koska organisaatiossa oli jo pidempään suunniteltu selvitystä henkilöstösihteerien työtehtävien yhtenäistämisestä. Toimeksiantaja toivoi opinnäytetyön antavan kehitysehdotuksia hyviksi käytänteiksi. Opinnäytetyön tuloksia voidaan mahdollisesti hyödyntää organisaatiossa työn alla olevan arkistonmuodostussuunnitelman toteuttamisessa.