Sisäisen viestinnän suunnitelma Aitoon Vapaaehtoinen Palokunta ry:lle
Hyöki, Kristiina (2015)
Hyöki, Kristiina
Laurea-ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505056176
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505056176
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda sisäisen viestinnän viestintäsuunnitelma. Työn toimeksiantajana toimi Aitoon Vapaaehtoinen Palokunta ry. Yhdistyksellä ei ole aiemmin ollut käytössään viestintäsuunnitelmaa, joten sille oli suuri tarve. Sisäisen viestinnän suunnitelman tarkoituksena oli tehdä yhdistyksen viestinnästä aiempaa tehokkaampaa ja huomattavasti selkeämpää ja tätä kautta saada yhdistyksen yhteishenki entistä paremmaksi.
Aitoon Vapaaehtoinen Palokunta ry on vuonna 1882 perustettu aatteellinen yhdistys, jonka toimintaan kuuluu palokuntatoiminnan lisäksi myös juhlatalon sekä erilaisten telttojen ja elementtien vuokraus. Lisäksi yhdistys järjestää kerran vuodessa pitkät perinteet omaavat festivaalit, Aitoon Kirkastusjuhlat. Palokunnan päätäntävaltaa käyttävänä toimielimenä on kokous ja toimeenpaneva elimenä vuonna 2015 kahdeksanhenkinen hallitus, jota johtaa puheenjohtaja.
Opinnäytetyön tietoperusta koostuu sisäisen viestinnän teoriasta. Tähän kuuluvat sisäisen viestinnän tehtävät, kanavat ja tavoitteet, operatiivinen viestinnän suunnittelu, viestinnän johtaminen, seuranta ja mittaus sekä viestintäsuunnitelman laatiminen. Työn toiminnallinen vaihe toteutettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä käyttäen. Näitä menetelmiä olivat puolistrukturoitu teemahaastattelu ja avoin kysely. Haastattelun ja kyselyn tarkoituksena oli kerätä yhdistyksen jäseniltä tietoa siitä, mitä mieltä he olivat yhdistyksen sisäisestä viestinnästä, mitä tulisi kehittää ja miten viestintää voisi parantaa. Teemahaastattelu toteutettiin kolmelle yhdistyksen aktiiviselle jäsenelle ja kysely lähetettiin kymmenelle aktiiviselle jäsenelle. Aineisto analysoitiin ja tiivistettiin tuloksiksi teemoittain. Tulokset hyödynnettiin viestintäsuunnitelmaa kehitettäessä. Tulosten avulla luotiin uusia viestintäkeinoja ja kehitettiin jo olemassa olevia käytänteitä.
Tuotoksena syntyi selkeä sisäisen viestinnän suunnitelma, joka soveltuu pienelle yhdistykselle. Suunnitelma pidettiin yksinkertaisena ja digitaalisia kanavia pyrittiin käyttämään laajalti hyödyksi. Viestintäsuunnitelmaan sisältyy vuorovaikutteista ja kirjallista viestintää. Toimeksiantaja koki, että suunnitelmasta oli paljon hyötyä yhdistykselle. Koettiin, että suunnitelman avulla viestintä selkeentyisi huomattavasti. Toimeksiantajan mukaan hyvän yhteistyön avulla kehitettiin viestintää toimivammaksi. Viestintäsuunnitelman kehitysprosessi ja suunnitelma koettiin hyödyllisiksi ja suunnitelma tullaan ottamaan käyttöön yhdistyksessä.
Aitoon Vapaaehtoinen Palokunta ry on vuonna 1882 perustettu aatteellinen yhdistys, jonka toimintaan kuuluu palokuntatoiminnan lisäksi myös juhlatalon sekä erilaisten telttojen ja elementtien vuokraus. Lisäksi yhdistys järjestää kerran vuodessa pitkät perinteet omaavat festivaalit, Aitoon Kirkastusjuhlat. Palokunnan päätäntävaltaa käyttävänä toimielimenä on kokous ja toimeenpaneva elimenä vuonna 2015 kahdeksanhenkinen hallitus, jota johtaa puheenjohtaja.
Opinnäytetyön tietoperusta koostuu sisäisen viestinnän teoriasta. Tähän kuuluvat sisäisen viestinnän tehtävät, kanavat ja tavoitteet, operatiivinen viestinnän suunnittelu, viestinnän johtaminen, seuranta ja mittaus sekä viestintäsuunnitelman laatiminen. Työn toiminnallinen vaihe toteutettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä käyttäen. Näitä menetelmiä olivat puolistrukturoitu teemahaastattelu ja avoin kysely. Haastattelun ja kyselyn tarkoituksena oli kerätä yhdistyksen jäseniltä tietoa siitä, mitä mieltä he olivat yhdistyksen sisäisestä viestinnästä, mitä tulisi kehittää ja miten viestintää voisi parantaa. Teemahaastattelu toteutettiin kolmelle yhdistyksen aktiiviselle jäsenelle ja kysely lähetettiin kymmenelle aktiiviselle jäsenelle. Aineisto analysoitiin ja tiivistettiin tuloksiksi teemoittain. Tulokset hyödynnettiin viestintäsuunnitelmaa kehitettäessä. Tulosten avulla luotiin uusia viestintäkeinoja ja kehitettiin jo olemassa olevia käytänteitä.
Tuotoksena syntyi selkeä sisäisen viestinnän suunnitelma, joka soveltuu pienelle yhdistykselle. Suunnitelma pidettiin yksinkertaisena ja digitaalisia kanavia pyrittiin käyttämään laajalti hyödyksi. Viestintäsuunnitelmaan sisältyy vuorovaikutteista ja kirjallista viestintää. Toimeksiantaja koki, että suunnitelmasta oli paljon hyötyä yhdistykselle. Koettiin, että suunnitelman avulla viestintä selkeentyisi huomattavasti. Toimeksiantajan mukaan hyvän yhteistyön avulla kehitettiin viestintää toimivammaksi. Viestintäsuunnitelman kehitysprosessi ja suunnitelma koettiin hyödyllisiksi ja suunnitelma tullaan ottamaan käyttöön yhdistyksessä.