Käyttöohjeen laatiminen ostolaskujen käsittelystä kohdeorganisaation työntekijöiden käyttöön
Linnala, Sonja (2015)
Linnala, Sonja
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015081714021
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015081714021
Tiivistelmä
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö on tehty maaliskuun 2014 ja heinäkuun 2015 välisenä ai-kana. Produkti eli käyttöohje on tehty kohdeorganisaation Ovenia Isännöinti Oy:n taloushallin-toyksikön käyttöön, jossa käsitellään yrityksen ostolaskujen käsittelyprosessia. Ovenia Isän-nöinti Oy on kiinteistöjohtamis- ja isännöintipalveluita tuottava yritys, joka kuuluu Ovenia-konserniin. Palveluihin kuuluvat mm. kiinteistöjohtaminen, vuokraus, rakennuttamispalvelut, isännöinti sekä kiinteistötaloushallintopalvelut.
Käyttöohjeen tavoitteena on toimia käyttäjälle käyttöoppaana Basware Master ja Monitor sekä Wintime -ohjelmistojen käytössä sekä yrityksen oman ostoreskontraprosessin toimintaoh-jeena. Käyttöoppaan käyttäjinä toimivat yrityksen taloushallintoyksikön uudet työntekijät sekä myös vanhat työntekijät, joiden työtehtäviin kuuluu kirjanpito- ja/tai ostoreskontran hoito. Käyttöohjeen tarkoitus on toimia myös tukena uuden työntekijän perehdyttämisessä.
Työn teoriaosuudessa käsitellään sähköistä taloushallintoa sekä esitellään ostolaskujen kier-rätysprosessi. Lisäksi teoriassa otetaan esiin sisäisen valvonnan näkökulma ostolaskujen käsittelyyn sekä määritellään hyvän käyttöohjeen laatimisen ohjeet. Tämän jälkeen kuvataan produktin suunnittelu ja toteutus sekä arvioidaan käyttöohjeen ja opinnäytetyön onnistumista.
Itse produkti koostuu kolmesta osiosta, jossa jokaisesta ohjelmasta on tehty oma käyttöohje. Basware Master ja Wintime –ohjelmistojen käyttöohjeet ovat tehty keväällä 2014, jolloin myös opinnäytetyön tekeminen on aloitettu. Opinnäytetyötä on jatkettu kesällä 2015, jolloin on tehty Basware Monitor –ohjelmiston ohje lisäohjeistuksena sekä viimeistelty opinnäytetyön teoria ja raportointi. Tuloksena syntyi kolmesta ohjelmasta muodostuva käyttöohje, josta Basware Master ja Wintime –ohjeet ovat olleet yrityksen käytössä toukokuusta 2014 lähtien. Basware Monitor –ohjeistuksen yritys saa käyttöönsä tämän opinnäytetyön valmistumisen yhteydessä.
Käyttöohjetta ei ole liitetty tähän raporttiin, sillä ohje on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön, ja on siksi salainen. Käyttöohjeen sisällysluettelo on kuitenkin tämän raportin liitteenä.
Käyttöohjeen tavoitteena on toimia käyttäjälle käyttöoppaana Basware Master ja Monitor sekä Wintime -ohjelmistojen käytössä sekä yrityksen oman ostoreskontraprosessin toimintaoh-jeena. Käyttöoppaan käyttäjinä toimivat yrityksen taloushallintoyksikön uudet työntekijät sekä myös vanhat työntekijät, joiden työtehtäviin kuuluu kirjanpito- ja/tai ostoreskontran hoito. Käyttöohjeen tarkoitus on toimia myös tukena uuden työntekijän perehdyttämisessä.
Työn teoriaosuudessa käsitellään sähköistä taloushallintoa sekä esitellään ostolaskujen kier-rätysprosessi. Lisäksi teoriassa otetaan esiin sisäisen valvonnan näkökulma ostolaskujen käsittelyyn sekä määritellään hyvän käyttöohjeen laatimisen ohjeet. Tämän jälkeen kuvataan produktin suunnittelu ja toteutus sekä arvioidaan käyttöohjeen ja opinnäytetyön onnistumista.
Itse produkti koostuu kolmesta osiosta, jossa jokaisesta ohjelmasta on tehty oma käyttöohje. Basware Master ja Wintime –ohjelmistojen käyttöohjeet ovat tehty keväällä 2014, jolloin myös opinnäytetyön tekeminen on aloitettu. Opinnäytetyötä on jatkettu kesällä 2015, jolloin on tehty Basware Monitor –ohjelmiston ohje lisäohjeistuksena sekä viimeistelty opinnäytetyön teoria ja raportointi. Tuloksena syntyi kolmesta ohjelmasta muodostuva käyttöohje, josta Basware Master ja Wintime –ohjeet ovat olleet yrityksen käytössä toukokuusta 2014 lähtien. Basware Monitor –ohjeistuksen yritys saa käyttöönsä tämän opinnäytetyön valmistumisen yhteydessä.
Käyttöohjetta ei ole liitetty tähän raporttiin, sillä ohje on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön, ja on siksi salainen. Käyttöohjeen sisällysluettelo on kuitenkin tämän raportin liitteenä.