Palveluprosessin tehostaminen tiedonohjauksella : Case Trafi
Tavajärvi-Mikkonen, Merja (2015)
Tavajärvi-Mikkonen, Merja
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015112317147
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015112317147
Tiivistelmä
Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi) on Liikenne- ja viestintäministeriön alainen virasto, jonka tehtävänä on kehittää liikennejärjestelmän turvallisuutta, edistää liikenteen ympäristöystävällisyyttä ja vastata lii-kennejärjestelmään liittyvistä viranomaistehtävistä. Toiminnasta suuri osa on erilaisten hallinnollisten prosessien kautta myönnettävien lupien, pätevyyksien ja kelpuutusten myöntämistä.
Hallinnollisen prosessin taustalle liittyy aina asianhallinnan prosessi, joka pohjautuu tiedonohjaukseen. Tiedonohjaussuunnitelma on lakisääteinen julkisilla viranomaisilla. Tiedonohjauksella tarkoitetaan muun muassa asiakirjallisen tiedon ohjaamista käsittelyn eri vaiheissa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, miten asiankäsittelyprosessia voitaisiin tehostaa tiedonohjauksen avulla.
Opinnäytetyössä tutkittiin tiedonohjauksen mahdollisuuksia yleisesti ja verrattiin mahdollisuuksia esi-merkkiprosessiin, liikennekäytöstä poistetun ajoneuvon lisävero -prosessiin. Prosessi lähtee vireille toisen viranomaisen ilmoituksesta ja itse prosessi käsitellään täysin manuaalisesti käyttämällä hyödykseen asianhallintajärjestelmää sekä operatiivisia järjestelmiä.
Työssä selvitettiin kuinka tietoa voidaan ohjata tehokkaasti asiankäsittelyprosessissa syntyviin asiakirjoi-hin. Selvityksen mukaan huomattavaa tehostusta saadaan aikaiseksi kun vireilletuleva tieto saadaan vi-rastoon sähköisessä muodossa. Tällöin tiedon ohjaaminen järjestelmästä toiseen pystytään automatisoi-maan.
Tutkimuksen perusteella ja toteutettujen toimenpiteiden avulla saatiin hyötyjä ohittamalla kirjaamon manuaalisesti laatima vireilletulo sekä päättäminen. Myös asiankäsittelyvaiheiden automatisoinnilla saatiin säästöä aikaiseksi. Kokonaissäästöt esimerkkiprosessiin valitusta prosessista oli lähes puoli tuntia per prosessi. Massana tämä on vuositasolla noin 70 työpäivän säästö esimerkkiprosessia koskien
Hallinnollisen prosessin taustalle liittyy aina asianhallinnan prosessi, joka pohjautuu tiedonohjaukseen. Tiedonohjaussuunnitelma on lakisääteinen julkisilla viranomaisilla. Tiedonohjauksella tarkoitetaan muun muassa asiakirjallisen tiedon ohjaamista käsittelyn eri vaiheissa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, miten asiankäsittelyprosessia voitaisiin tehostaa tiedonohjauksen avulla.
Opinnäytetyössä tutkittiin tiedonohjauksen mahdollisuuksia yleisesti ja verrattiin mahdollisuuksia esi-merkkiprosessiin, liikennekäytöstä poistetun ajoneuvon lisävero -prosessiin. Prosessi lähtee vireille toisen viranomaisen ilmoituksesta ja itse prosessi käsitellään täysin manuaalisesti käyttämällä hyödykseen asianhallintajärjestelmää sekä operatiivisia järjestelmiä.
Työssä selvitettiin kuinka tietoa voidaan ohjata tehokkaasti asiankäsittelyprosessissa syntyviin asiakirjoi-hin. Selvityksen mukaan huomattavaa tehostusta saadaan aikaiseksi kun vireilletuleva tieto saadaan vi-rastoon sähköisessä muodossa. Tällöin tiedon ohjaaminen järjestelmästä toiseen pystytään automatisoi-maan.
Tutkimuksen perusteella ja toteutettujen toimenpiteiden avulla saatiin hyötyjä ohittamalla kirjaamon manuaalisesti laatima vireilletulo sekä päättäminen. Myös asiankäsittelyvaiheiden automatisoinnilla saatiin säästöä aikaiseksi. Kokonaissäästöt esimerkkiprosessiin valitusta prosessista oli lähes puoli tuntia per prosessi. Massana tämä on vuositasolla noin 70 työpäivän säästö esimerkkiprosessia koskien