Kirkkonummen kunnan ostolaskuprosessin tehostaminen
Toivonen, Hanna (2013)
Toivonen, Hanna
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201302282782
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201302282782
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli tutkia sähköisen ostolaskuprosessin käyttöön siirtymisen hyötyjä ja kehittämiskohteita ratkaisuehdotuksineen Kirkkonummen kunnan näkökulmasta. Kunnassa käsitellään satoja ostolaskuja päivittäin, joten ostolaskuprosessin toimintojen sujuvuudella on paljon merkitystä. Tavoitteena oli löytää keinoja tehostaa ostolaskuprosessia ja luoda pohja mahdollisille jatkotutkimuksille.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin ostolaskujen tyypit, eli verkko- ja paperilasku, sekä ostolaskuprosessi ja sen sähköistymisen mukanaan tuomat hyödyt. Lisäksi kartoitettiin kehittämiskohteita, jotka opinnäytetyön laatija havaitsi ostolaskuprosessissa työskennellessään talousyksikössä. Yksi tärkeä osatekijä ostolaskuprosessin tehostamisessa olisi verkkolaskujen osuuden lisääminen. Tällä hetkellä niiden osuus kaikista vastaanotetuista ostolaskuista on hieman yli puolet.
Tutkimus tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusaineiston keruumenetelmäksi valikoitui teemahaastattelu, joka toteutettiin tammikuussa 2013. Haastattelun kysymykset pohjautuivat teoriaosuudessa esiteltyihin kehittämiskohteisiin. Haastateltavina oli samanaikaisesti kunnan konsernihallinnon talousyksikön kaksi vakituista työntekijää.
Tutkimus osoitti, että haastateltavat eivät pitäneet pelkkien verkkolaskujen vastaanottamiseen siirtymistä aivan tämän hetken asiana, vaikka niihin liittyvät hyödyt tunnustettiin ja asiasta oli jonkin verran keskusteltu. Verkkolaskujen määrää voitaisiin kuitenkin lisätä vaikuttamalla toimittajiin. Ostolaskuprosessin tehostamiseksi on useassa tapauksessa tarpeen parantaa hallintokuntien toimintaa. Vaikka talousyksikkö voi vaikuttaa asiaan tiedottamalla ja koulutustilaisuuksia järjestämällä, ongelmakohtiin liittyvät asiat pitäisi ottaa käsittelyyn esimiesten johdolla myös hallintokuntien sisällä. Sijaisuuksiin liittyviä ongelmia ratkaisisi myös ostolaskujen käsittelyjärjestelmä Rondon päivittäminen uudempaan versioon. Lisäksi talousyksikössä tulisi kiinnittää enemmän huomiota päivittäisrutiinien hoitoon tehtyjen ohjeiden testaamiseen.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin ostolaskujen tyypit, eli verkko- ja paperilasku, sekä ostolaskuprosessi ja sen sähköistymisen mukanaan tuomat hyödyt. Lisäksi kartoitettiin kehittämiskohteita, jotka opinnäytetyön laatija havaitsi ostolaskuprosessissa työskennellessään talousyksikössä. Yksi tärkeä osatekijä ostolaskuprosessin tehostamisessa olisi verkkolaskujen osuuden lisääminen. Tällä hetkellä niiden osuus kaikista vastaanotetuista ostolaskuista on hieman yli puolet.
Tutkimus tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusaineiston keruumenetelmäksi valikoitui teemahaastattelu, joka toteutettiin tammikuussa 2013. Haastattelun kysymykset pohjautuivat teoriaosuudessa esiteltyihin kehittämiskohteisiin. Haastateltavina oli samanaikaisesti kunnan konsernihallinnon talousyksikön kaksi vakituista työntekijää.
Tutkimus osoitti, että haastateltavat eivät pitäneet pelkkien verkkolaskujen vastaanottamiseen siirtymistä aivan tämän hetken asiana, vaikka niihin liittyvät hyödyt tunnustettiin ja asiasta oli jonkin verran keskusteltu. Verkkolaskujen määrää voitaisiin kuitenkin lisätä vaikuttamalla toimittajiin. Ostolaskuprosessin tehostamiseksi on useassa tapauksessa tarpeen parantaa hallintokuntien toimintaa. Vaikka talousyksikkö voi vaikuttaa asiaan tiedottamalla ja koulutustilaisuuksia järjestämällä, ongelmakohtiin liittyvät asiat pitäisi ottaa käsittelyyn esimiesten johdolla myös hallintokuntien sisällä. Sijaisuuksiin liittyviä ongelmia ratkaisisi myös ostolaskujen käsittelyjärjestelmä Rondon päivittäminen uudempaan versioon. Lisäksi talousyksikössä tulisi kiinnittää enemmän huomiota päivittäisrutiinien hoitoon tehtyjen ohjeiden testaamiseen.