Laskujen vastaanottaminen verkkolaskuina Case: Nivecom Oy
Syvänoja, Sanna (2014)
Syvänoja, Sanna
Laurea-ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014081913505
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014081913505
Tiivistelmä
Opinnäytetyö toteutettiin Nivecom Oy:lle tapaustutkimuksena. Nivecom Oy on pieni yritys, joka toimii hallintoyhtiönä osakkuusyritysympäristössä. Nivecom Oy:ssä ja sen kahdessa osakkuusyrityksessä Tehomen Oy:ssä ja Tietotekniikkapalvelu J.Kettunen Oy:ssä otettiin käyttöön verkkolaskujen vastaanottamisvalmiudet tammikuussa 2014. Tutkimuksessa käsiteltiin, mitä yrityksen tulee ottaa huomioon sen siirtyessä vastaanottamaan verkkolaskuja ja mitä hyötyjä niiden käyttöönotolla saavutetaan. Tavoitteena oli saada sähköiset ostolaskut tehokkaasti käyttöön tapaustutkimusyrityksessä.
Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa ja verkkolaskutusta. Verkkolaskuihin liittyy niin ikään käsitteitä, toimijoita, hyötytekijöitä kuin käytännön toimenpiteitä. Tapaustutkimuksessa kuvailtiin yksityiskohtaisesti Nivecom Oy:n saapuvien verkkolaskujen käyttöönottoprojekti.
Projektin alussa yrityksellä oli jo valmiiksi hankittuna verkkolaskutukseen mahdollistava ohjelma sekä verkkolaskuoperaattori, joten vertailua eri palveluntarjoajien välillä ei tutkimuksessa ole tehty. Tutkimustuloksista selviää, kuinka hyvin verkkolaskut käytännössä toimivat. Verkkolaskujen hyötytekijöinä mainitaan usein ajansäästö sekä tehokas työskentelytapa. Tutkimuksesta selviää, kuinka hyvin nämä hyödyt ovat toteutuneet Nivecom Oy:ssä.
Tutkimus on luonteeltaan kvalitatiivinen tapaustutkimus, jossa tiedonkeruumenetelmänä käytettiin aktiivista osallistuvaa havainnointia. Alkutilanteessa tutkittiin, kuinka monella laskuttajalla on valmiudet lähettää verkkolaskuja. Ostolaskujen sähköisen käsittelyn tuottamaa ajansäästöä testattiin aikaseurantataulukolla, jossa vertaillaan paperilaskujen ja verkkolaskujen käsittelyyn kulunutta aikaa. Projektin aikana pidettiin tutkimuspäiväkirjaa, jonka avulla kirjattiin muistiin tärkeitä havaintoja.
Tutkimuksesta saadut tulokset osoittivat, että verkkolaskut säästävät aikaa ja niitä lähettäviä yrityksiä löytyy paljon. Kuitenkin toimivuudesta löytyi edelleen puutteita, joten verkkolaskuihin siirtyminen ei automaattisesti tarkoittanut pelkästään helppoa työskentelyä. Virheellisiä verkkolaskusanomia voi tulla, jolloin niitä täytyy muokata ja tehdä ylimääräistä selvitystyötä. Verkkolaskuihin siirtyminen kuitenkin kannatti, koska pääosin niiden havaittiin tuottavan hyötyä manuaalisten työvaiheiden vähentyessä. Ennen pitkää ulkoiset paineet edellyttävät vastaanottamaan verkkolaskuja, joten kehityksessä kannattaa olla mukana hyvissä ajoin.
Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa ja verkkolaskutusta. Verkkolaskuihin liittyy niin ikään käsitteitä, toimijoita, hyötytekijöitä kuin käytännön toimenpiteitä. Tapaustutkimuksessa kuvailtiin yksityiskohtaisesti Nivecom Oy:n saapuvien verkkolaskujen käyttöönottoprojekti.
Projektin alussa yrityksellä oli jo valmiiksi hankittuna verkkolaskutukseen mahdollistava ohjelma sekä verkkolaskuoperaattori, joten vertailua eri palveluntarjoajien välillä ei tutkimuksessa ole tehty. Tutkimustuloksista selviää, kuinka hyvin verkkolaskut käytännössä toimivat. Verkkolaskujen hyötytekijöinä mainitaan usein ajansäästö sekä tehokas työskentelytapa. Tutkimuksesta selviää, kuinka hyvin nämä hyödyt ovat toteutuneet Nivecom Oy:ssä.
Tutkimus on luonteeltaan kvalitatiivinen tapaustutkimus, jossa tiedonkeruumenetelmänä käytettiin aktiivista osallistuvaa havainnointia. Alkutilanteessa tutkittiin, kuinka monella laskuttajalla on valmiudet lähettää verkkolaskuja. Ostolaskujen sähköisen käsittelyn tuottamaa ajansäästöä testattiin aikaseurantataulukolla, jossa vertaillaan paperilaskujen ja verkkolaskujen käsittelyyn kulunutta aikaa. Projektin aikana pidettiin tutkimuspäiväkirjaa, jonka avulla kirjattiin muistiin tärkeitä havaintoja.
Tutkimuksesta saadut tulokset osoittivat, että verkkolaskut säästävät aikaa ja niitä lähettäviä yrityksiä löytyy paljon. Kuitenkin toimivuudesta löytyi edelleen puutteita, joten verkkolaskuihin siirtyminen ei automaattisesti tarkoittanut pelkästään helppoa työskentelyä. Virheellisiä verkkolaskusanomia voi tulla, jolloin niitä täytyy muokata ja tehdä ylimääräistä selvitystyötä. Verkkolaskuihin siirtyminen kuitenkin kannatti, koska pääosin niiden havaittiin tuottavan hyötyä manuaalisten työvaiheiden vähentyessä. Ennen pitkää ulkoiset paineet edellyttävät vastaanottamaan verkkolaskuja, joten kehityksessä kannattaa olla mukana hyvissä ajoin.