Tietojärjestelmän hankinta ja vaatimusmäärittely : Asukasmuutostyöjärjestelmä Pohjola Rakennus Oy:ssä
Heikkinen, Pasi (2014)
Heikkinen, Pasi
Tampereen ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014090313713
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014090313713
Tiivistelmä
Onnistuneesti toteutettu tietojärjestelmän hankinta on monimutkainen ja vaikea prosessi. Aikaisempien tutkimustulosten perusteella erityisesti hankinnan huolellinen valmistelu, onnistunut vaatimusmäärittely ja yritysjohdon tuki ovat edellytyksiä onnistuneelle hankinnalle. Opinnäytetyön tärkeimpänä tavoitteena oli edistää Pohjola Rakennus Oy:n tietojärjestelmähanketta selvittämällä, millaista järjestelmää yritys tarvitsee asukasmuu-tostyöprosessinsa tukemisessa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia tietojärjestelmälle vaatimusmäärittely sellaisella tarkkuudella, että sen perusteella voidaan edetä järjestelmän hankinnassa syksyllä 2014. Hankittava tietojärjestelmä hyödyttää eniten siten, että se auttaa siirtämään tehokkaasti ajantasaiset tiedot rakenteilla oleviin asuntoihin kohdistuvista muutoksista.
Vaatimusmäärittely toteutettiin erillisenä kolmen kuukauden mittaisena projektina, joka alkoi huhtikuussa 2014 ja päättyi kesäkuun 2014 lopussa. Opinnäytetyön kirjoittaja toimi projektissa ulkopuolisena asiantuntijana sekä projektipäällikkönä. Projektiryhmään kuuluivat lisäksi Pohjola Rakennus Oy:n asukasmuutostyöinsinöörit eli tulevat järjestelmän pääkäyttäjät. Projektissa hyödynnettiin tiedonantajina lisäksi tietojärjestelmän muiden sidosryhmien edustajia. Projektin aikana kuvattiin asukasmuutostyöprosessin ja tietojärjestelmien nykytila, selvitettiin nykytilan suurimmat ongelmat sekä sidosryhmien tarpeet ja odotukset tulevalle järjestelmälle. Lisäksi kuvattiin järjestelmään kohdistuvat rajoitukset. Tarvittavat tiedot kerättiin haastatteluiden, tapaamisten sekä yhteisten työryhmäpäivien avulla.
Vaatimusmäärittelyprojektin lopputuloksena syntyi Pohjola Rakennus Oy:n hyväksymä asukasmuutostyöjärjestelmän vaatimusmäärittelydokumentti sellaisella tarkkuudella, että sen perusteella voidaan arvioida valmisohjelmistojen soveltuvuutta tarpeisiin, valmisohjelmistoihin tarvittavien räätälöintien määrää sekä pyytää toimittajilta alustavia arvioita uuden tietojärjestelmän kehityskustannuksista ja työmääristä. Vaatimusmäärittelydokumentin laadinnassa noudatettiin ISO/IEC/IEEE 29148 -standardin suosituksia soveltuvilta osin. Vaatimusmäärittelydokumentti on työn liitteenä (Liite 1).
Vaatimusmäärittelyprojektin aikana havaittiin, että tietojärjestelmähanke ei tällä hetkellä nauti riittävää johdon tukea voidakseen onnistua. Johdon sitouttamiseksi ja tarvittavan tuen saamiseksi investointilaskelmien ja liiketoiminnallisten hyötyjen tarkentaminen ennen varsinaisen hankinnan käynnistämistä parantaisi onnistumisen todennäköisyyttä. Hankinnan onnistumismahdollisuuksien parantamiseksi olisi ennen hankinnan edistämistä ja ratkaisun sekä toimittajan valintaa tärkeää myös varmistaa Pohjola Rakennus Oy:n omien resurssien riittävyys ja käytettävyys koko hankintaprosessin aikana.
Vaatimusmäärittely toteutettiin erillisenä kolmen kuukauden mittaisena projektina, joka alkoi huhtikuussa 2014 ja päättyi kesäkuun 2014 lopussa. Opinnäytetyön kirjoittaja toimi projektissa ulkopuolisena asiantuntijana sekä projektipäällikkönä. Projektiryhmään kuuluivat lisäksi Pohjola Rakennus Oy:n asukasmuutostyöinsinöörit eli tulevat järjestelmän pääkäyttäjät. Projektissa hyödynnettiin tiedonantajina lisäksi tietojärjestelmän muiden sidosryhmien edustajia. Projektin aikana kuvattiin asukasmuutostyöprosessin ja tietojärjestelmien nykytila, selvitettiin nykytilan suurimmat ongelmat sekä sidosryhmien tarpeet ja odotukset tulevalle järjestelmälle. Lisäksi kuvattiin järjestelmään kohdistuvat rajoitukset. Tarvittavat tiedot kerättiin haastatteluiden, tapaamisten sekä yhteisten työryhmäpäivien avulla.
Vaatimusmäärittelyprojektin lopputuloksena syntyi Pohjola Rakennus Oy:n hyväksymä asukasmuutostyöjärjestelmän vaatimusmäärittelydokumentti sellaisella tarkkuudella, että sen perusteella voidaan arvioida valmisohjelmistojen soveltuvuutta tarpeisiin, valmisohjelmistoihin tarvittavien räätälöintien määrää sekä pyytää toimittajilta alustavia arvioita uuden tietojärjestelmän kehityskustannuksista ja työmääristä. Vaatimusmäärittelydokumentin laadinnassa noudatettiin ISO/IEC/IEEE 29148 -standardin suosituksia soveltuvilta osin. Vaatimusmäärittelydokumentti on työn liitteenä (Liite 1).
Vaatimusmäärittelyprojektin aikana havaittiin, että tietojärjestelmähanke ei tällä hetkellä nauti riittävää johdon tukea voidakseen onnistua. Johdon sitouttamiseksi ja tarvittavan tuen saamiseksi investointilaskelmien ja liiketoiminnallisten hyötyjen tarkentaminen ennen varsinaisen hankinnan käynnistämistä parantaisi onnistumisen todennäköisyyttä. Hankinnan onnistumismahdollisuuksien parantamiseksi olisi ennen hankinnan edistämistä ja ratkaisun sekä toimittajan valintaa tärkeää myös varmistaa Pohjola Rakennus Oy:n omien resurssien riittävyys ja käytettävyys koko hankintaprosessin aikana.