Hankekäsittelyprosessin kehittäminen : case: asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA)
Laakso, Kirsi (2014)
Laakso, Kirsi
Lahden ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014090513764
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014090513764
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on tehty hankekäsittelyprosessin kehittämisestä Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen (ARAn) rahoituksen toimialan hankekäsittelyryhmälle. Toimintaympäristö on muutoksessa, jonka takia hankekäsittelyprosessin kehittäminen on tullut ajankohtaiseksi. Tämän takia on kehitettävä uusia menetelmiä ja toimintatapoja. Opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa työn sujuvuutta hankekäsittelyprosessissa sekä asiakastyytyväisyyden lisääminen. Tutkimuksen ongelma on monimutkainen hankekäsittelyprosessi. Opinnäytetyöni on kvalitatiivinen tutkimus. Lähteenä käytin kirjallista materiaalia, julkaisuja, internettiä, haastatteluja ja tekijän omia havaintoja.
Tietoperustaan valitsin toimintaprosessin kehittämisen sähköisen asioinnin ja ICT:n hyödyntämisen avulla sekä muutosten läpiviennin organisaatiossa. Tutkimuskysymykset ovat: Mikä on hankekäsittelyprosessin nykytila tällä hetkellä? Miten hankekäsittelyprosessia voidaan kehittää sähköisen asioinnin ja ICT:n avulla? Millainen on uusi hankekäsittelyprosessi tehtyjen muutosten jälkeen? Teemahaastatteluilla selvitin hankekäsittelyprosessin nykytilan. Hankekäsittelyprosessin mallintamiseen käytin teemahaastatteluista saamiani tietoja sekä aikaisemmin tehtyä kuvausta hankekäsittelyprosessista. Tein mallinnuksen hankekäsittelyprosessista 3-sivutekniikalla. Puolistrukturoitu haastattelu ja mallinnus osoittivat ongelmakohdat hankekäsittelyprosessissa. PESTEL-analyysi tehtiin arvioimaan ympäristötekijöitä.
Tutkimuksen tuloksena nousi esille kolme muutoskohtaa hankekäsittelyprosessista: sähköinen asiointipalvelu, hankekäsittelyprosessi ja sähköinen lainatietojärjestelmä. Sähköinen asiointipalvelu puuttui ARAn ja asiakkaiden väliltä. Sähköisen palvelun rakentaminen muuttaisi koko hankekäsittelyprosessia. Hankekäsittelyprosessin eri vaiheiden muuttaminen tuli esille teemahaastattelussa ja puolistrukturoidussa haastattelussa. Hankekäsittelyprosessia voidaan muuttaa yhteistyössä ympäristöministeriön kanssa. Hankekäsittelyprosessiin voidaan tehdä muutoksia toimintatapoihin. Lainatietojärjestelmään tallennettavien hanketietojen taulujen yhdistäminen voidaan toteuttaa. ARAssa on aloitettu sähköisen asiointipalvelun ja hankekäsittelyprosessin suunnittelu.
Tietoperustaan valitsin toimintaprosessin kehittämisen sähköisen asioinnin ja ICT:n hyödyntämisen avulla sekä muutosten läpiviennin organisaatiossa. Tutkimuskysymykset ovat: Mikä on hankekäsittelyprosessin nykytila tällä hetkellä? Miten hankekäsittelyprosessia voidaan kehittää sähköisen asioinnin ja ICT:n avulla? Millainen on uusi hankekäsittelyprosessi tehtyjen muutosten jälkeen? Teemahaastatteluilla selvitin hankekäsittelyprosessin nykytilan. Hankekäsittelyprosessin mallintamiseen käytin teemahaastatteluista saamiani tietoja sekä aikaisemmin tehtyä kuvausta hankekäsittelyprosessista. Tein mallinnuksen hankekäsittelyprosessista 3-sivutekniikalla. Puolistrukturoitu haastattelu ja mallinnus osoittivat ongelmakohdat hankekäsittelyprosessissa. PESTEL-analyysi tehtiin arvioimaan ympäristötekijöitä.
Tutkimuksen tuloksena nousi esille kolme muutoskohtaa hankekäsittelyprosessista: sähköinen asiointipalvelu, hankekäsittelyprosessi ja sähköinen lainatietojärjestelmä. Sähköinen asiointipalvelu puuttui ARAn ja asiakkaiden väliltä. Sähköisen palvelun rakentaminen muuttaisi koko hankekäsittelyprosessia. Hankekäsittelyprosessin eri vaiheiden muuttaminen tuli esille teemahaastattelussa ja puolistrukturoidussa haastattelussa. Hankekäsittelyprosessia voidaan muuttaa yhteistyössä ympäristöministeriön kanssa. Hankekäsittelyprosessiin voidaan tehdä muutoksia toimintatapoihin. Lainatietojärjestelmään tallennettavien hanketietojen taulujen yhdistäminen voidaan toteuttaa. ARAssa on aloitettu sähköisen asiointipalvelun ja hankekäsittelyprosessin suunnittelu.