Hankintojen vaikuttavuuden arviointi : lisäarvoa asiakas- ja yritysnäkökulmien kautta
Mansikkasalo, Tuuli (2014)
Mansikkasalo, Tuuli
Turun ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014100714501
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014100714501
Tiivistelmä
Työn tavoitteena oli kehittää keinoja hankintojen vaikuttavuuden arviointiin. Tässä työssä vaikuttavuudella tarkoitetaan hankintojen onnistumista asiakas- ja yritysnäkökulmista tarkasteltuna. Työ tehtiin Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus Halokelle. Lähtötilanteessa onnistumisen arviointiin ei ollut käytössä minkäänlaisia työkaluja. Julkisilla hankinnoilla on kuitenkin merkittävä vaikutus kansantalouteen, ja hankintojen määrä on kasvussa muun muassa ulkoistamistrendin ja tiukentuvien julkisen sektorin säästökuurien myötä. Siksi on entistä tärkeämpää, että kunnat etsivät uusia ratkaisuja ja kehittävät hankintatointa. Kehittämistyössä seuraamisella ja mittaamisella on todistetusti ollut suotuisia vaikutuksia suoritustason parantamiseen. Mittaamisella voidaan edesauttaa muutoksien läpiviennissä ja motivoida henkilöstöä.
Hankintojen kehittämistarpeiden tunnistaminen aloitettiin tutkimalla julkisten hankintojen haasteita yleisesti. Seuraavaksi tutustuttiin koko Turun kaupunkia ohjaavaan kaupunkistrategiaan sekä Haloken omiin tavoitteisiin, sillä hyvä mittari kuvaa organisaation tavoitteiden ja strategian kannalta olennaista asiaa. Sen jälkeen tutkittiin Haloken vuonna 2013 tekemää hankintaa lasten kuljetuksista. Tätä hankintaprosessia analysoitiin vaihe vaiheelta ja etsittiin kehittämiskohteita. Tapaustutkimuksen jälkeen pohdittiin keinoja hankintatoimen onnistumisen arviointiin.
Tuloksena syntyi menetelmiä niin laadulliseen kuin määrälliseenkin mittaamiseen. Laadulliseen arviointiin kehitettiin itsearviointilomake Webropol-kyselytutkimussovelluksella. Itsearvioinnilla edistetään oppimista ja tiedonkulkua, levitetään hyviä käytäntöjä sekä sitoutetaan henkilöstöä kehittämistyöhön. Lomake muodostettiin hankinta-asiantuntijoiden ja hankintapäällikön mielipiteet huomioiden. Lomakkeen käytölle luotiin selkeä toimintasuunnitelma. Lomakkeen lisäksi löydettiin muutamia numeerisia mittareita, joilla voidaan kuvata hankintatoimen tilaa. Hyviksi indikaattoreiksi valikoituivat markkinointivuoropuhelujen määrä, tarjouspyynnöissä käytettyjen sosiaalisten ja ympäristökriteerien määrä sekä niiden sopimuksien määrä, joissa on käytetty sanktio- tai palkitsemisjärjestelmiä.
Hankintojen kehittämistarpeiden tunnistaminen aloitettiin tutkimalla julkisten hankintojen haasteita yleisesti. Seuraavaksi tutustuttiin koko Turun kaupunkia ohjaavaan kaupunkistrategiaan sekä Haloken omiin tavoitteisiin, sillä hyvä mittari kuvaa organisaation tavoitteiden ja strategian kannalta olennaista asiaa. Sen jälkeen tutkittiin Haloken vuonna 2013 tekemää hankintaa lasten kuljetuksista. Tätä hankintaprosessia analysoitiin vaihe vaiheelta ja etsittiin kehittämiskohteita. Tapaustutkimuksen jälkeen pohdittiin keinoja hankintatoimen onnistumisen arviointiin.
Tuloksena syntyi menetelmiä niin laadulliseen kuin määrälliseenkin mittaamiseen. Laadulliseen arviointiin kehitettiin itsearviointilomake Webropol-kyselytutkimussovelluksella. Itsearvioinnilla edistetään oppimista ja tiedonkulkua, levitetään hyviä käytäntöjä sekä sitoutetaan henkilöstöä kehittämistyöhön. Lomake muodostettiin hankinta-asiantuntijoiden ja hankintapäällikön mielipiteet huomioiden. Lomakkeen käytölle luotiin selkeä toimintasuunnitelma. Lomakkeen lisäksi löydettiin muutamia numeerisia mittareita, joilla voidaan kuvata hankintatoimen tilaa. Hyviksi indikaattoreiksi valikoituivat markkinointivuoropuhelujen määrä, tarjouspyynnöissä käytettyjen sosiaalisten ja ympäristökriteerien määrä sekä niiden sopimuksien määrä, joissa on käytetty sanktio- tai palkitsemisjärjestelmiä.