Isännöitsijätoimiston ostolaskuprosessin kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana on 1990-luvulla perustettu isännöitsijätoimisto. Työn tavoitteena on ollut selvittää toimeksiantajalle, mitä tarkoitetaan sähköisellä taloushallinnolla ja sähköisten laskujen vastaanotolla, mitä toimenpiteitä sähköisen taloushallinnon käyttöönotto vaatii isännöitsijätoimistolta, miten sähköinen taloushallinto muuttaa isännöitsijätoimiston taloushallinnon rutiineja ja miten sähköinen taloushallinto tehostaa isännöitsijätoimiston taloushallinnon hoitoa. Opinnäytetyö on tehty ostolaskuprosessin kehittämistyönä, koska ostolaskut muodostavat valtaosan kohdeyrityksen taloushallinnon aineistosta. Ostolaskuprosessista on rajattu pois tilaus- ja toimitusprosessi.

Opinnäytetyö on toteutettu kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä käyttäen. Tietoperustan teoreettinen viitekehys koostuu sähköisestä taloushallinnosta ja prosessijohtamisesta. Tietoperustassa on käytetty monipuolisesti kirjallisuutta prosessijohtamisesta sekä sähköisestä taloushallinnosta, ja teoriaosuuden kuvauksissa käytetään runsaasti kuvioita näistä kirjallisuuslähteistä. Opinnäytetyö on kirjoitettu vetoketjumallilla, jossa tietoperusta ja työn empiirinen osuus on kirjoitettu yhteen.

Toimeksiantajalle selvitetään sähköisen taloushallinto-ohjelmiston hinta sekä se, mitä toimenpiteitä ohjelmiston käyttöönotto vaatii. Toimeksiantajan ostolaskuprosessin lähtötilanne ja sähköinen ostolaskuprosessi kuvataan vuokaavioiden avulla. Verkkolaskujen vastaanottomäärän osuutta arvioidaan tilikauden 2014 tositeaineistojen perusteella. Sähköisen ostolaskujärjestelmän käyttämisestä annetaan useita perusteltuja käytännön toimintaohjeita.

Opinnäytetyö on hyödynnettävissä kohdeyrityksen muuttaessa ostolaskuprosessinsa sähköiseksi ja aloittaessa verkkolaskujen vastaanottamisen. Kohdeyrityksen ostolaskuprosessin kehittäminen toi kuitenkin esiin myös muita taloushallinnon prosesseja, joiden kehittämiseen kohdeyrityksen kannattaa ryhtyä lähitulevaisuudessa. Yksi näistä on verkkolaskujen lähettämisen aloittaminen, joka tuntuisi luontevalta jatkolta verkkolaskujen vastaanoton aloittamisen jälkeen.

The study was commissioned by a property management company that was founded in the 1990s. The aim was to determine what is meant by the electronic financial management and reception of electronic invoices. The thesis discusses the following topics: which measures electronic financial management requires, how electronic financial management changes financial management routines and how electronic financial management can make financial administration more efficient. The study is a development work of the purchase invoices process, because the purchase invoices represent the largest part of the financial data in a property management company. The order and delivery processes are excluded from the purchase invoice process.

The study was carried out by using qualitative research methods. The theoretical background of this study is focused on the electronic financial management and the process management. It is based on a wide range of literature on process management and electronic financial management and the theoretical part of the study uses many figures from these literature sources. The thesis follows the zipper model which means that the information basis and the empirical part are written together.

The price of an electronic financial management software program is discussed as well as the necessary measures that the introduction of the software program requires. The manual purchase invoice process and electronic invoice process are described in form of flow charts. The number of electronic invoices is estimated by using the vouchers from the year 2014. Some practical guidelines on how to use electronic invoice system are also given.

The property management company can utilize the study when it adapts an electronic invoice process. Developing the purchase invoice process also revealed other financial processes the company could look into and develop in the near future. One of these processes could be sending electronic invoices, which would seem a natural continuation after the reception of e-invoices is initiated.