Ostolaskujen hyväksymiskierron tehostaminen – kehittämistutkimus Yritys X:lle

Abstract

Ostolaskujen hyväksymiskierron tehostaminen – kehittämistutkimus Yritys X:lle

Tämän opinnäytetyön aiheena oli selvittää toimenpiteet ja toimintamallit, joilla tehostetaan ostolaskujen kiertokulkua Yritys X:ssä. Tavoitteena oli selkeyttää ja nopeuttaa ostolaskujen kierrätysprosessia havaitsemalla prosessin ongelmakohdat ja kehittämällä niihin ratkaisut, joilla ostolaskun kierrätykseen kuluvaa aikaa voitaisiin lyhentää.

Tutkimuksessa ratkaisuja ostolaskun kierron tehostamiseen haettiin haastatteluiden, havainnoinnin, teoreettisten tietolähteiden sekä benchmarkingin keinoin. Havaittuihin ongelmakohtiin annettiin lopuksi kehittämisehdotuksia Yritys X:lle.

Tutkimus tehtiin kehittämistutkimuksena, joka sisältää sekä kvantitatiivisiä- että kvalitatiivisiä piirteitä. Yritys X:n alkutilanne kartoitettiin työntekijöiden haastatteluilla sekä omaa havainnointia avuksi käyttäen. Ratkaisuja tehostamiseen haettiin myös benchmarkingin keinoin muilta yrityksiltä kyselylomaketta hyödyntäen.

Teoreettinen tietopohja koostuu sähköisen taloushallinnon kehityksestä, ostolaskujen kiertoprosessin kulusta. Mutta myös tutkimuksellisuuden ja reabiliteetin ja validiteetin selvityksestä. Teoreettisen tietopohjan rakentamiseen hyödynsin alan kirjallisuutta sekä internet aineistoa.

Teoriaosuudessa käsitellään muun muassa ostolaskujen historiaa ja sitä, miten nykytila on saavutettu. Tulevaisuuden kehittämisen mahdollisuuksia ollaan etsitty teorian avulla. Teoriaosuudessa on myös esitelty ostolaskun kiertoprosessi teorian avulla ja sitä on verrattu Yritys X:n käytäntöön. Lopuksi kehittämisehdotukset on analysoitu toimeksiantajan kanssa.

Improving purchase invoice circulation: developmental research for Company X

The purpose of this thesis project was to determine which methods and procedures could improve purchase invoice circulation in Company X. This thesis will clarify and simplify the invoice circulation process by discovering the problem areas in the process and developing solutions for these that could decrease the time spent on purchase invoice circulation.

Solutions for making purchase invoice circulation more effective were discovered through the use of interviews, observation, theoretical information and benchmarking. Finally, for the problems discovered suggestions for improvement were given to Company X.

The research was conducted as developmental research that includes both quantitative and qualitative features. The starting point of the investigation for Company X was identified through interviews with employees and by using personal observation. Solutions for how to make the process more effective were also obtained through benchmarking by asking other companies using questionaires.

The theoretical knowledge base is based on a discussion of the development of electronic finance and the circulation of purchase invoices. This section also discusses questions related to research, reliability and validity. In order to build the theoretical knowledge base material was utilized from printed and online literature on finance.

The theoretical section of the thesis report also discusses the company’s purchase invoice history and examines how the current situation has been achieved. Possibilities for development were researched using the theory. The purchase invoice circulation process is also presented in the theoretical section, where this is compared to the procedures that Company X follows. At the end of the thesis report the development suggestions are analyzed.