Innostava perehdytyskäytäntö

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö on tehty toimeksiantona hotellin vastaanottoon. Toimeksiantajana on case – yritys, joka on ison organisaation yksikkö. Case – yrityksen brändin omistaa ulkomaalainen organisaatio ja Suomessa sitä hallinnoi franchising sopimuksella toinen iso ketjuorganisaatio. Lähes kaikki perehdytykseen tarvittavat materiaalit tulevat näiden kahden organisaation ohjeistamina. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on koota yhteen kaikki brändin, ketjun, yksikön ja osaston laatimat ohjeistukset ja suunnitella niiden pohjalta innostava perehdytyskäytäntö hotellin vastaanottoon. Perehdytyskäytäntö tulee pitämään sisällään perehdytyskansiosuunnitelman, joka on tarkemmin laadittu suunnitelma käytännössä tapahtuvasta perehdytysprosessista. Tämä perehdytyskansiosuunnitelma on tämän opinnäytetyön toiminnallinen osuus ja sen toivotaan tuovan selkeyttä perehdytysprosessin läpi viemiseen.

Teoreettinen viitekehys muodostuu perehdyttämisestä, oppimisesta ja innostamisesta. Perehdyttäminen luo perustan uudelle työuralle. Perehdytyksen tulee olla oikeanlaista, suunnitelmallisesti toteutettu, jotta innostuminen säilyy ja oppimista tapahtuu. Innostunut ihminen oppii paremmin kuin lannistunut ihminen. Jokainen uusi työntekijä kokee innostumista perehdytyksen alussa, mutta usein myös lannistumista perehdytyksen edetessä. Oikeanlaisen perehdytyskäytännön avulla pyritään ehkäisemään tätä lannistumista ja edistämään innostumista.

Perehdytyskäytännön löytämisen tukemiseksi on käytetty laadullista tutkimusmenetelmää. Tiedonhankinnan tapana on ollut konsultaatio, sillä tarkoituksena on haluttu vain varmistua laaditun perehdytyskäytännön toimivuudesta. Asiantuntijoina ovat toimineet perehdytyksiä tekevät osaston lähiesimiehet. Lopputuloksena on saatu monipuolinen perehdytyskäytäntö, joka pitää sisällään perehdytyskansiosuunnitelman. Perehdytyskansiosuunnitelmassa on otettu huomioon valmiiksi laadittu perehdytysmateriaali. Innostavuutta on haettu monipuolistamalla perehdytystä. Jatkotoimenpiteinä opinnäytetyölleni on perehdytyskäytännön testaaminen ja mahdollisten parannusehdotuksien laatiminen.

This project based thesis was conducted as a case study commissioned by a hotel front office department. The case company is a unit in a large organization. The brand of case company is owned by an international organization and it is franchised and operated in Finland by another large chain organization. Nearly all internal orientation materials of the case company are provided by these two organizations. The thesis aim to unite all existing orientation instructions of the brand, chain, company and department. Furthermore another aim is to create an inspiring orientation practice for the hotel front office department. This process includes a plan of an employee orientation handbook, which is a detailed plan of a practical employee orientation. The orientation handbook plan represents the practice-based part of this thesis and the intention is to clarify the implementation of the orientation process.

The theoretical framework consisted of an employee orientation, learning style and inspiration. Orientation lays down the basis for an incipient career. The orientation process ought to be suitable and systematically implemented in order to be inspiring and ensure learning. An inspired individual learns better than a discouraged individual. Each new employee feels encouraged at the start of the orientation, but often may also feel discouraged as the orientation advances. Consequently the intension is to prevent such discouragement with the help of the appropriate orientation practice.

A qualitative research method was employed in planning the orientation process. Data was collected by means of consulting in order to ensure that the final orientation practice is functional. The front office department supervisors in charge of the orientation provided expertise on the topic. The outcome was a versatile orientation practice, including a plan for orientation handbook. The existing orientation material was taken into account in planning the handbook. Encouragement and inspiration aspects are based on the versatility of the orientation practice. The follow-up for the thesis could be a practical implementation and testing of the orientation process together with possible proposal for improvement.