Hankintatietojen saatavuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen liiketoimintayksikössä

Abstract

Insinöörityössä tutkittiin hankintatietojen saatavuutta ja läpinäkyvyyttä liiketoimintayksikössä. Tavoitteena oli varmistaa hankintatietojen siirtyminen hankintasopimuksilta tietojärjestelmään, josta hankinnassa työskentelevät voivat niitä tarkastella ja tarvittaessa muokata. Lisäksi tavoitteena oli tehdä kehitysehdotuksia, jotta tietoja osattaisiin siirtää ja käsitellä nykyistä tehokkaammin.

Hankinta ja siihen liittyvä toiminta on sekä yrityksien kustannusten että maineen kannalta tärkeää. Nykyään hankinta muodostaa suuren osan yrityksien kokonaiskustannuksista. Tästä syystä hankinnan merkitystä yrityksien toiminnan edellytyksenä ei voi liikaa korostaa.

Insinöörityön tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena, jossa haastateltiin liiketoimintayksikön hankinnan ostopäälliköitä ja ostajia sekä hankintasopimuksista vastaavia henkilöitä. Haastatteluista kerättyjen tietojen perusteella selvitettiin liiketoimintayksikön nykytilanne ja muodostettiin kehittämistehtävä. Haastatteluissa saatuja tietoja vertailtiin järjestelmän tämänhetkisiin materiaalitietoihin, jotta saatiin muodostettua selkeä kokonaiskuva nykytilanteesta.

Nykytilanteen analysoinnin jälkeen muodostettiin kehitysehdotuksia haastateltujen työntekijöiden näkemyksien perusteella. Havaittiin, että ideoita oli jo valmiiksi mietitty, mutta ne olivat jääneet vain ajatuksen tasolle tai niitä ei ollut muuten viety eteenpäin liiketoimintayksikön sisällä.

This Bachelor’s thesis investigates the availability and transparency of purchase related information in a business unit. The goal of this thesis was to ensure that the information from purchasing contracts proceeds to the data system in which employees can observe and revise it. In addition, the aim was to create proposals for development that would allow information to be transferred and managed more efficiently.

The purchasing process of companies is very important for the management of costs and reputation. Nowadays purchasing forms the majority of a company’s total costs. For this reason, a functional purchasing process is a prerequisite for a company’s success.

This study was executed through action research. Purchasing managers and purchasers were interviewed in addition to employees responsible for purchasing contracts. By analyzing the information gathered from the interviews, the business unit’s present situation was clarified and the development goals were created. The information from the interviews was also compared to the material information that was already in the data system. This com-parison was made in order to create an overall picture of the present situation.

After analyzing the present situation, development solutions were suggested based on the interviewees’ own suggestions. It was found