Musiikkitapahtuman järjestäminen : K-Reivit

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää mitä elementtejä tapahtuman järjestämisessä tulee ottaa huomioon. Tavoitteena oli pystyä raportin avulla kehittämään Loimaalla vuodesta 2011 järjestettyä K-Reivit-tapahtumakonseptia sekä tarjota muille tapahtumanjärjestäjille selkeitä ohjeita niiden omaa tilaisuutta ja sen suunnittelua varten.

Työn teoriaosuudessa käsiteltiin musiikkitapahtuman järjestämisen perusteita suunnittelusta jälkimarkkinointiin. Käytännön osassa esiteltiin K-Reivit-tapahtuma ja pyrittiin etsimään tapahtuman kehityskohteita tietoperustaa hyödyntäen, eli selvitettiin mitä tapahtumassa tulevaisuudessa tulisi ottaa huomioon tai tehdä toisin.

Tutkimuksessa käytettiin lähteinä tapahtuman järjestämisen prosessista ja projektien rakenteesta kertovia kirjoja ja internetlähteitä. Lähteinä käytettiin myös internetartikkeleita sekä tapahtuman järjestämistä koskevaa lainsäädäntöä.

Opinnäytetyön tuloksista voitiin tehdä johtopäätös, että K-Reivit -tapahtumaa on järjestetty suurimmaksi osaksi aina onnistuneesti, mutta on paljon kohteita jotka voivat vielä parantaa koko tapahtumakonseptin laatua. Esimerkiksi aktiivisuutta sosiaalisessa mediassa tapahtumien välillä tulisi lisätä sekä myös suunnitella muiden markkinointiviestinnän keinojen käyttämistä tehokkaammin erikseen laadittavan tehtävälistan avulla.

The purpose of the thesis was to find out which elements should be taken care of when organizing a music event and to make a comprehensive report how K-Reivit-event is planned based on theory also. The main goal was to improve the concept of K-Reivit-event and to offer clear main points to be taken care of for other people planning and organizing their own events.

The theory part describes the common process of event from planning to after-marketing. In the empirical part there’s first introduction to K-Reivit-event and its history. After that there are chapters based on theory part how the event has executed before and what could be done differently or improved in the future.

The theory is mostly from books and internet sources about organizing and planning an event but also guides for common projects, articles and legislation.

Results of thesis show that the K-Reivit-event has been successfully organized most of the times, but there are still many details to be taken care of to improve it. For example activity in social media between events should be increased and also how to use other channels of marketing more efficiently. These examples and various other points found in thesis will be included to the to-do-list for K-Reivit event organizers.