Sähköinen ostolasku ja sen tuomat muutokset laskukäsittelyyn

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee sähköistä ostolaskua sekä sitä, miten se on muuttanut laskuntarkastuksen työtapoja. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää sähköisen ostolaskun tuomia hyötyjä ja käyttökokemuksen vaikutusta käyttäjien mielipiteisiin, case-yrityksinä Novart Oy ja Indoor Group Oy. Teoriaosuudessa käsitellään työtapojen muutoksia, sähköisiin ostolaskuihin liittyviä säädöksiä ja käydään läpi verkkolaskujen standardit. Tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen. Opinnäytetyössä verrataan sähköisen laskuntarkastuksen käyttökokemuksen vaikutusta käyttäjien mielipiteisiin. Case-yrityksinä ovat Novart Oy, jossa sähköisen ostolaskunkiertojärjestelmä on ollut käytössä kyselytutkimuksen tekoaikaan 1,5 vuotta ja Indoor Group Oy, jossa järjestelmä on ollut käytössä 3,5 vuotta. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että sähköinen ostolaskunkäsittely on selvästi helpottanut ja nopeuttanut ostolaskun kiertoa. Lisääntyneellä käyttökokemuksella on myönteinen vaikutus käyttäjien mielipiteisiin sähköisestä ostolaskunkierrosta. Saavutetut ajansäästöt ovat merkittäviä. Sähköinen laskuarkisto tehostaa tiedonhakua. Erilaiset verkkolaskustandardit vaikeuttavat ostolaskujen luettavuutta. Useista muunnoksista johtuen osa tiedoista saattaa kadota. Operaattoreiden tulisi lisätä yhteistyötä ja yhdenmukaistaa standardit.

This thesis deals with the electronic invoice and how the methods of invoice checking have been changed by electronic invoice. The purpose of the study is to clarify the benefits of the electronic invoice and how the practical experience effects on opinions of the users. The case companies are Novart Oy and Indoor Group Oy. This study has been carried out by using a qualitative method. The theory section deals with the changes of the methods, the regulations of electronic invoice and goes through the standards of the electronic invoicing. In the study there was the possibility to compare how the length of user experience effects their opinions, because of the case companies' different time of using the digital invoice management. When the inquiry was made the system had been used in Novart Oy for 1.5 years and in Indoor Group Oy for 3.5 years. The research results show that the digital invoice management has made the checking clearly easier and expedites the circulation of the invoice. The increased experience has a positive impact on users' opinions of the digital invoice management. The reached savings of time are considerable. The electronic archives make the information retrieval more effective. Different standards of electronic invoicing complicate the readability of invoice. Because of many modifications some information may disappear. The operators should add the cooperation and they should make the standards more similar.