Kuntaseiskan intranet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, onko Kouvolan seudun kunnilla (Kouvola, Kuusankoski, Valkeala, Anjalankoski, Elimäki, Iitti ja Jaala) yhteisen intranetin tarvetta tutkimalla ko. kuntien intranetien tämänhetkistä tilannetta. Tutkimuksen viitekehyksen muodostavat julkishallinnossa käynnissä olevat kehittämisprojektit, verkkoviestinnän kirjallisuuslähteet ja muissa kunnissa jo käytössä olevien useamman kunnan yhteisten introjen käyttökokemukset ja kehittämistoiveet. Tutkimuksessa on hyödynnetty triangulaatiota yhdistämällä eri tutkimusmenetelmiä, omaa asiantuntemusta ja eri tietolähteitä. Empiirisen aineiston keruu on toteutettu kyselytutkimuksilla, haastatteluilla ja matriiseilla. Aineistoa on myös kerätty projektiryhmän kokouksista, viestinnän kursseilta ja vierailevilta luennoijilta. Opinnäytetyön tekijät ovat pitäneet yhteistä päiväkirjaa. Tutkimus osoittaa, että nykyiseen sisäiseen viestintään ei olla täysin tyytyväisiä. Intranet on kuitenkin tullut jo monessa Kuntaseiskan kunnassa tutuksi ja sen merkitys on havaittu. Selkeitä kehityskohteita nykyisissä intraneteissä ovat hakutoiminnon ja ajankohtaisten tiedotteiden kehittäminen sekä tiedon jaottelun ja luokittelun parantaminen. Tutkimuksen kuluessa on saanut kuvan, että intranetiä ollaan Kuntaseiskan kunnissa valmiita kehittämään, niin että se on käytettävissä Kuntaseiska-, kunta- ja työryhmäkohtaisesti. Yhtäläisen Kouvolan seudun kuntien intranetin käyttöönottamiseksi on suunniteltava käyttöön otettava toimintamalli, johon sisältyy vastuuhenkilöiden tehtävät, roolit ja sisällön tuotannon työvaiheet.

The purpose of this study is to identify whether the towns in Kouvola Region (Kouvola, Kuusankoski, Valkeala, Anjalankoski, Elimäki, Iitti and Jaala) share a need for a common intranet service by mapping the existing systems in each town and community. The study will focus on development projects in public administration of the region, on written references of internet communication, and on the experiences and development needs of already existing intranets that are used by more than one administration. This study will combine a variety of research methods, our own expertise and several sources of information. We did empirical study by sending out questionnaires and by gathering information through interview. Also arrays were used and checked by Kouvola Region intranet team leaders. The authors of this study attended the project group meetings, communications courses and seminars with visiting lecturers. We have also been writing regular diary entries as the study progressed. The study shows some dissatisfaction with present internal communications. However, the intranet has been introduced to many regional towns and has been credited for its importance. Development is clearly needed in various search options and timely newsletters as well as improving the classification of information. Over the research period, we received a clear message that the regional governments are ready to develop a common intranet to improve mutual regional, communal and team communication. To apply a mutual Kouvola Region intranet, a clear plan of responsibilities, roles and content producers must be accomplished.