Uuden toimintajärjestelmän implementointi Pauligin kahvidivisioonalla

Abstract

Kyseisen työn toimeksiantajaorganisaation kasvaessa sekä hallintajärjestelmien standardien uudistuksien myötä nähtiin tarve uuteen yhtenäisempään toimintajärjestelmään. Organisaatiossa päädyttiin rakentamaan uusi sähköinen toimintajärjestelmän työkalu Integrated Management System (IMS). Organisaation IMS-projektin päämääränä oli kehittää Pauligin kahvidivisioonan uutta IMS-järjestelmää ja saattaa se implementointivaiheeseen. Kyseisessä työssä keskityttiin sähköisen järjestelmän ominaisuuksien muokkaamiseen, dokumentaation keruuvaiheisiin sekä järjestelmään liittyvien koulutuksien järjestämiseen.

Työn kirjallisessa osuudessa syvennyttiin toimintajärjestelmän rakenteeseen, sisältöön ja sen hyötyihin laatu-, ympäristö-, työterveys- ja työturvallisuusnäkökulmista. Työn käytännön osassa keskityttiin muokkaamaan uutta SharePoint-pohjaista IMS-järjestelmää muun muassa rakentamalla näkymiä, syöttämällä tarpeellisia metadatoja sekä yleisesti parantamalla järjestelmän ominaisuuksia. Järjestelmän ollessa käyttövalmiina siihen kerättiin ja siirrettiin toimintajärjestelmään liittyvä tarpeellinen dokumentaatio yrityksen operatiiviselta osastolta. Työn loppuvaiheessa tuleville käyttäjille suunniteltiin ja pidettiin uuteen toimintajärjestelmään liittyvät koulutukset.

Työn suorittamisen jälkeen kahvidivisioonan operatiivisella osastolla oli käyttövalmiina uusi sähköinen IMS-järjestelmä. Järjestelmään liittyen järjestettiin ja pidettiin koulutukset, joihin oltiin laadittu yksinkertaiset ohjeistukset tulevaisuuden käyttöä varten.

Projektin aikana muodostui hyvä käsitys organisaation toimintajärjestelmästä, sen vaatimuksista ja merkityksestä koko toimeksiantajaorganisaatiolle. Seuraavina vaiheina IMS-projektiin liittyen on järjestelmän visuaalisten prosessikarttojen rakentaminen ja kehittäminen.

This thesis focuses on a growing company, which decided to implement a new electronic Integrated Management System tool to ensure the fulfillment of the demands related to the reforming management system standards. The objective of the organizations project was to develop and implement the new Integrated Management System in Paulig’s coffee division. This study specifically focused on the modification of the systems operational features, the documentation collection phases and on the organisation and conduction of the system related trainings.

In the theoretical part the contents and benefits of an Integrated Management System are addressed from a quality, environment, health and safety perspective. In the practical part, the modifying of the new SharePoint-based IMS-system is described. It involves constructing views, inputting essential metadata and general improvement of the system features. After the system was developed and prepared for implementation, the next step of the thesis project was to collect and transfer all relevant documentation from the company’s operations department. IMS-trainings were planned and conducted for the future system users and training material was prepared as the last stage of the thesis.

After the completion of the project, the new Integrated Management System was ready for use. The trainings could be successfully conducted and the training material was made available for later use.

During the project, solid understanding about the requirements and the overall relevance of the Integrated Management System in the organization was generated. Within the next phase relating to the organizations IMS-project, the visual process maps will be developed in the IMS-system.