Ostolaskutuksen kehittäminen kohdeyrityksessä

Abstract

Toimeksiantajani haluaa pysyä anonyymina, joten käytän siitä nimitystä kohdeyritys. Toimeksiantajani toimii osana suomalaista pörssiyhtiötä, joka valmistaa kartonkituotteita.

Aiheena opinnäytetyössäni on digitaalisen ostolaskutuksen kehittäminen ja digitaalisuuden tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntäminen.

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää käyttäjille tehdyn kyselytutkimuksen ja syvähaastattelun sekä erilaisten dokumenttien avulla, miten ostolaskutuksen toimivuutta voidaan parantaa.

Tutkimusongelmana on selvittää, mitkä ovat ostolaskutuksessa keskeiset ongelmat ja miten niitä voitaisiin ratkaista. Opinnäytetyön tarkoituksena oli myös luoda ostolaskutusprosessin kehittämisehdotuksia, miten havaittuja ongelmia voidaan joko vähentää tai poistaa kokonaan.

Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivisia sekä kvantitatiivisia tutkimusmenetelmiä, ja se toteutettiin haastatteluilla, kyselylomakkeella sekä erilaisten raporttien avulla.

Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että kohdeyrityksen ostolaskutus on kokonaisuudessaan tällä hetkellä melko toimiva, mutta laskujen automaattinen käsittely vaatii vielä kehittämistä.

Automatisointia tulee kehittää, jotta digitaalisuutta ostolaskutuksessa voidaan hyödyntää paremmin. Tutkimuksen tuloksena syntyneitä kehittämisehdotuksia ovat esimerkiksi kirjallisen kuvauksen luominen ostolaskuprosessista, jossa on määritelty selkeät roolit ja vastuunjako ostolaskutuksessa mukana oleville sekä koulutuksen järjestäminen ostolaskujärjestelmän käyttäjille.

The goal of this thesis was to develop the process of accounts payable at the case company. The company is part of a Finnish public limited company which produces cardboard products. The company wants to stay anonymous so that is why it is referred to as the case company.

The goal of this thesis was to explore how the functionality of accounts payable can be improved and what actions are needed to be done to improve the automatic invoice processing.

In this thesis I used qualitative and quantitative research methods and the research material was collected by means of interviews, an electric questionnaire and by analysing reports.

Based on the results it can be stated that the accounts payable is working fine but lots of development needs to be done for a more automatic system.

Some suggestions for development came up, for example, establishment of written directions which clearly define the role of accounts payable and education for the users of the invoice processing system.