Communication during a construction project : Case Lahti Travel Centre

Abstract

Communication is present daily; it is common and applies to everybody. The content of the message is a combination of words, pictures, voices, videos, and interaction between human and machine. However, the different stakeholder groups value different matters so the reputation of organizations varies according to who is evaluating it. From this starting point the organization needs to decide the main target group of the communication. The project of Lahti Travel Centre, constructed at one of the busiest crossroads in Lahti. It was accomplished through an alliance between the city of Lahti, YIT Construction Ltd and Sito Ltd. Changes in the neighboring area and environment cause confusion, which requires some reactions and actions from the constructor. Traditionally, communication has not been the priority of construction and this project was not an exception, there were no resources for only communication and it was practically carried out among other duties of the personnel. The communication was evaluated to be one of the significant factors when determining the success of the construction. In this study the subject was considered in more depth through written project material, internet pages, weekly newsletters and other guidance information. The project made substantial efforts to reach this aim and minimize the impacts on users of the area. Monitoring the efficiency of the communication the publications in different media were followed. The interviews with an insider were carried out and those led to the preparation a questionnaire for stakeholders to define their opinion. According to this study the communication was received as a positive overall. Proposals for improvement were also given. Various stakeholder groups wished for more cooperation with the work site, an individual approach, and opportunity to influence when the changes and the temporary arrangements were planned implemented.

Viestintä on läsnä päivittäin, se on yleistä ja ajankohtaista kaikille. Viestit koostuvat sanojen, kuvien, äänien ja videoiden yhdistelmistä sekä vuorovaikutuksesta ihmisen ja koneen välillä. Eri käyttäjäryhmät arvostavat kuitenkin erilaisia asioita ja niin ollen organisaation maine riippuu siitä, kuka sitä arvioi. Tämän lähtökohdan pohjalta organisaation tulee päättää viestintänsä pääkohderyhmä. Lahden Matkakeskus valmistui yhteen Lahden vilkkaimmasta risteyskohdasta. Se toteutettiin allianssimallilla, jonka osapuolina olivat Lahden kaupunki, YIT Rakennus Oy ja Sito Oy. Ympäristöön ja alueelle tehtävät muutokset aiheuttavat hämmennystä, joka edellyttää reagointia ja joitain toimia toteuttajalta. Viestintä ei ole perinteisesti ollut etusijalla rakentamisessa eikä tämäkään projekti ollut poikkeus. Resursseja ei ollut mitoitettu riittävästi viestintää varten ja sen edellyttämät toimet toteutettiin käytännössä henkilöiden muiden töiden ohella. Viestintä oli arvioitu yhdeksi merkittävimmistä tekijöistä arvioitaessa rakentamisen onnistumista. Tässä tutkimuksessa perehdytään aiheeseen syvemmin projektilla tuotetun materiaalin, internet sivujen, viikkokirjeiden ja muun ohjeistuksen pohjalta. Projektilla toteutettiin merkittäviä toimia tavoitteen saavuttamiseksi ja alueen käyttäjiin kohdistuvien vaikutuksien vähentämiseksi. Viestinnän tehokkuutta mitattiin seuraamalla eri viestimien julkaisuja. Hankkeen keskeiset henkilöt haastateltiin ja näiden haastattelujen pohjalta sidosryhmille valmisteltiin kyselylomake, jolla selvitettiin heidän mielipiteitään. Tämän opinnäytetyön perusteella viestintä koettiin pääosin positiiviseksi, mutta ehdotuksia viestinnän kehittämiseksi annettiin myös. Jotkin sidosryhmistä toivoivat enemmän yhteistyötä työmaan kanssa sekä yksilöllistä lähestymistapaa sekä mahdollisuutta vaikuttaa muutoksiin ja tilapäisten järjestelyjen suunnitteluun.