INTERNAL COMMUNICATION IN A GLOBAL TECHNOLOGY COMPANY: THE USE OF THE ENTERPRISE SOCIAL NETWORK TOOL YAMMER

Abstract

Internal communication is communication within the organization and occurs between leaders, managers and employees. At its best, internal communication increases employee commitment to the organization through improved collaboration, productivity and performance. Effective inter-action in today’s business world requires the ability to communicate in a way that people from diverse backgrounds can understand each other. Cross-cultural communication poses certain chal-lenges and involves numerous potential verbal and non-verbal barriers. Interactivity in internal communication has gained more attention during the 21st century.

This thesis looks at international communication in a multicultural organization. The thesis is commissioned by a global technology company that has offices in 16 different countries, which creates challenges for effective internal communication. The empirical research is about the func-tionality of the internal communication tool Yammer in the case company. The functionality has not been examined since the service was taken into use. Thus, research is necessary. The primary data was collected through a quantitative internet survey and secondary data through literature research.

According to the survey results, communication in Yammer is reliable, open, interactive and ap-propriate for a workplace. The inability to find information, the amount of irrelevant information and lack of time were the biggest problems among the users. In addition, the lack of engagement towards the service from both employees and the management was criticized. Based on the re-search results, the company will start a project to develop Yammer into a more functional com-munication tool. The goal is to simplify the user-interface, to reduce the amount of irrelevant in-formation, to target information more effectively and to engage personnel to use Yammer more actively.

Sisäinen viestintä on viestintää organisaation sisällä, ja se tapahtuu esimiesten ja työntekijöiden välillä. Parhaimmillaan sisäinen viestintä lisää työntekijöiden sitoutumista organisaatioon lisään-tyneen yhteistyön, tuottavuuden ja tehokkuuden kautta. Tehokas vuorovaikutus nykyajan yritys-toimintamaailmassa vaatii taitoa kommunikoida niin, että erilaisista taustoista tulevat ihmiset ymmärtävät toisiaan. Kulttuurien välinen viestintä luo haasteita ja siihen liittyy lukuisia potentiaa-lisia sanallisia ja sanattomia esteitä. Sisäisen viestinnän interaktiivisuuteen on kiinnitetty lisäänty-vää huomiota 2000 -luvulla.

Tämä opinnäytetyö käsittelee sisäistä viestintää kansainvälisessä organisaatiossa. Opinnäytetyön toimeksiantaja on kansainvälinen teknologiayritys jolla on toimipisteitä 16 eri maassa, mikä luo haasteita tehokkaalle sisäiselle viestinnälle. Empiirinen tutkimus käsittelee yrityksen sisäisen sosiaalisen median työkalun Yammerin toimivuutta toimeksiantajayrityksessä. Yammerin toimivuutta ei ole tutkittu työkalun käyttöönoton jälkeen, mistä syystä tutkimus on tarpeellinen. Ensisijainen aineisto kerättiin kvantitatiivisen internet-kyselyn avulla ja toissijainen aineisto haettiin kirjallisuudesta.

Tutkimustulosten mukaan viestintä Yammerissa on luotettavaa, avointa, interaktiivista ja sovelias-ta. Kyvyttömyys löytää tietoa, epäoleellisen tiedon määrä ja ajanpuute olivat suurimmat ongelmat käyttäjien keskuudessa. Lisäksi kritisoitiin sekä sekä työntekijöiden, että esimiesten sitoutumat-tomuutta palvelun käyttöön. Tutkimustuloksien pohjalta yritys aloittaa projektin, jonka tarkoitus on tehdä Yammerista toimivampi viestintätyökalu. Tavoitteena on yksinkertaistaa käyttöliitty-mää, vähentää epäoleellisen tiedon määrää, kohdentaa tieto tehokkaammin ja sitouttaa henkilö-kunta käyttämään Yammeria aktiivisemmin.