Case study: Yritys X : perintäprosessin kehittäminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan Yritys X:n perintäprosessia. Tavoitteena oli tuottaa ratkaisu, kuinka perintäprosessista saataisiin toimivampi. Yritys X:llä on perintäprosessissa ongelmia, joiden takia maksukehotuksia ei pystytä lähettämään halutulla aikataululla. Lisäksi prosessin vaatimiin työvaiheisiin menee liikaa aikaa ja koko prosessi on raskas.

Toimeksiantona oli siis perehtyä nykyiseen perintäprosessiin ja tehdä siitä prosessikaavio sekä kuvata se kirjallisena. Prosessikuvauksen tarkoituksena oli selvittää siitä ongelmalliset kohdat ja luoda niille kehitysideat. Toisena tehtävänä oli laskea perintäprosessin kustannuksia. Kustannuslaskelmissa selvitettiin ensimmäiseksi nykyisen perintäprosessin mukaiset kustannukset. Tämän lisäksi opinnäytetyössä perehdyttiin Operaattori Y:n tarjoukseen, jossa laskutusta ja varsinaista perintää ulkoistettaisiin. Tarjouksesta tutkittiin, miten sen hyväksyminen vaikuttaisi nykyisiin toimintatapoihin kuvaamalla prosessikaaviolla millainen perintäprosessista tulisi. Tarjouksen palveluista laskettiin myös kustannukset. Vertailemalla nykyistä prosessia ja sen kustannuksia tarjouksen tuomaan prosessiin ja kustannuksiin, selvitettiin tulisiko perintäprosessista toimivampi ja olisiko tarjous kustannusten kannalta järkevä vaihtoehto.

Teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan mitä perintä on. Suomessa laki määrittelee pitkälti, miten perintää hoidetaan, jonka vuoksi on tärkeä tietää mitä saa ja ei saa tehdä. Koska kehittämiskohteena on perintäprosessi, niin käydään läpi myös prosessin ja sen kehittämisen teoriaa. Viitekehykseen kuuluu lisäksi vielä kustannuslaskentaa, missä käydään läpi laskelmissa tarvittavia asioita sekä laadullisen tutkimuksen teoriaa.

Nykyiset toimintatavat selvitettiin haastattelemalla Yritys X:n kirjanpitäjiä, jotka hoitavat perintäprosessia. Teemahaastattelua käyttämällä saatiin prosessin ongelmalliset kohdat hyvin esiin. Kustannuslaskelmista kävi ilmi, että tarjouksen myötä prosessin kokonaiskustannukset olisivat pienemmät verrattuna nykyisiin. Tämän lisäksi tarjouksen ulkoistettu laskutus- ja perintäpalvelu poistaisi Yritys X:ltä työvaiheita, jolloin työresursseja voidaan käyttää muiden asioiden hoitamiseen.

Ratkaisuna Yritys X:n raskaaseen ja toimimattomaan perintäprosessiin päädyttiin ehdottamaan tarjouksen hyväksymistä. Syy tähän oli, että tämän tutkimuksen myötä merkittävä osa nykyisen prosessin ongelmista poistuisi, jolloin prosessista tulee sujuva ja toimiva. Tämän lisäksi kaikki prosessiin liittyvä ulkoistettu toiminta olisi kohdistettu yhdelle palveluntarjoajalle. Palvelun käyttöönotto toisi myös kustannussäästöjä.

This thesis examines the debt collection process of Company X. The aim was to produce a solution on how to make this process more functional. Company X’s debt collection process has several problems, which is why reminders cannot be sent on time. Moreover, the steps on the debt collection process require too much time, making the process heavy and slow.

The assignment was to become familiar with the current debt collection process, as well as to create a process chart of it and describe it in full, in order to determine the problems in the process and to find solutions how to fix these. In addition, the task was to calculate the cost of the debt collection process. The costs for the current debt collection process were calculated by cost accounting. The thesis project also studied Service provider Y’s offer in which the billing and debt collection would have been outsourced. A process chart was produced to describe what effect these outsourced services would make to the current debt collection process, if the offer had been accepted. The costs of these services were calculated as well. The most reasonable option to improve the process was discovered by comparing the current debt collection process and its costs with the process followed in the Service provider Y’s offer and its costs.

The theoretical part of the thesis concentrates on what debt collection is. Finnish law defines to a great extent how debt collection is done. Therefore, it is important to understand what is allowed and what is not. The theoretical section also describes what a process is and how to develop process. Cost accounting, with qualitative research theory, is also included to present its essential points.

Accountants at Company X were interviewed to gain an understanding of the current debt collection procedures. Theme interviews brought the problems up very well. A positive conclusion was that the challenges can be fixed. The calculations proved that the offer’s total costs would be lower than the current costs. In addition, the outsourced billing and debt collection would remove steps in the current debt collection process, so that the work resources could be used for other tasks.

As a summary of this study it is suggested that the company X would accept the offer. This research shows that a significant number of the current problems would be removed and the process would become smoother and more functional. The outsourced operations would be provided by one service provider instead of the current three. Accepting the offer would reduce costs.