Tapahtuman järjestäminen

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena oli Pintxoviikon ja Tamperrada Pori -tapahtuman suunnittelu ja järjestäminen Porissa. Tapahtuma järjestettiin 15.–19. elokuuta ja sillä tavoiteltiin porilaisen ravintolakulttuurin kehittämistä ja Porin kauppahallin toiminnan elävöittämistä. Opinnäytetyön tavoitteena oli antaa keinot Tamperrada – tapahtuman järjestämiselle muissakin kaupungeissa Suomen juhlavuonna 2017. Opinnäytetyössä tutkittiin, miten tapahtuma järjestetään ja, miten järjestämiseen hyödynnettäviä verkostoja johdetaan.

Opinnäytetyö tehtiin vuoden 2016 aikana Tampereen Paistinkääntäjät ry:n toimeksiannosta ja opinnäytetyöntekijän omasta aloitteesta. Teoriaosuudessa käsiteltiin verkostojohtamista ja tapahtuman järjestämistä. Verkostojohtamisessa perehdyttiin erityisesti palvelualan verkostoihin ja niiden keskinäiseen yhteistyöhön. Työn empiirinen osuus toteutettiin toimintatutkimuksena.

Tamperrada -tapahtumaviikko saavutti suuren mediahuomion ja onnistui tavoitteessaan kehittää porilaista ravintolakulttuuria positiivisempaan suuntaan. Tapahtuma saavutti kaikkien verkoston jäsenten näkökulmasta positiivisen tuloksen. Pintxoja myytiin viikon aikana noin 13 000 kappaletta ja Tamperrada Pori – tapahtumaan osallistui 95 asiakasta. Opinnäytetyöntekijä onnistui luomaan porilaiseen ruokakulttuuriin uudenlaisen verkoston, jonka avulla tällaisia tapahtuma voidaan järjestää tulevaisuudessakin.

Palautetta kerättiin tapahtumaviikon aikana sekä asiakkailta että tapahtumaverkoston jäseniltäkin. Yleisesti palaute oli positiivista ja tapahtumalle toivottiin jatkumoa tuleville vuosille. Selkeimmiksi kehittämiskohteiksi muodostuivat pintxoviikon äänestystapa ja tapahtuman osallistujien selkeämpi ohjeistaminen. Opinnäytetyöntekijän näkökulmasta opinnäytetyö onnistui tavoitteessaan järjestää tapahtuma verkostojen avulla. Uusi verkosto kehittyi tapahtuman järjestämisen aikana ja opinnäytetyössä käsitelty verkostojohtaminen muodostui tärkeäksi osaksi opinnäytetyötä.

The subject of this functional thesis was to plan and organise a food and restaurant related pintxo competition and Tamperrada Pori event in Pori. The event took place from the 15th to the 19th of August in 2016. The main goals of the event were to improve the restaurant culture in Pori and to gain visibility in the indoor market. The thesis was made on an assignment of the Chaîne des Rôtisseurs Finlande. The main aim of the thesis was to investigate how to arrange an event and how to manage networks.

The focus in the theoretical part of this thesis was on the whole process of organising an event together with different networks. The first part of this theoretical part deals with network management and the ways in which networks are used in hospitality management. The second part focuses on organising an event and deals with a various issues ranging from choosing concepts to applying for permits.

The Tamperrada Pori –event attracted huge publicity in the media and succeeded in its goal of improving the restaurant culture in Pori. 13,000 pintxos were sold and the Tamperrada Pori event served 95 customers. Feedback was collected from customers and restaurateurs. On the whole the feedback was positive and people wanted the event to be organized annually. Overall, the project succeeded in its goal of organising an event by using and managing networks. The advancing of new networks during the event and network management, which was one theme of the thesis, proved to be vital parts in the success of the whole event.