Taloushallinnon ja toiminnanohjauksen kehitystarpeiden kartoittaminen pk-yritykselle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimeksiantajayrityksen taloushallinnon prosessien kehitystarpeita ja sitä, kannattaako prosesseja kehittyminen ja kustannussäästöt mielessä pitäen ulkoistaa tilitoimistolle. Toisena tavoitteena oli tehdä tarvekartoitusta uudesta toiminnanohjausjärjestelmästä sekä etsiä potentiaalisia järjestelmiä ja ulkopuolisia palveluntarjoajia. Opinnäytetyössä kohdeyrityksestä käytetään nimeä case-yritys. Työssä kartoitettiin case-yrityksen taloushallinnon sekä toiminnanohjauksen nykytilannetta nykytila-analyysin avulla ja tehtiin vertailutaulukoita eri palveluntarjoajien tarjouksista. Taulukoita käytettiin pohjana tarjouskilpailuprosessissa ja palveluntarjoajan valinnassa.

Työn tietoperustassa käsitellään ensin taloushallinnon prosesseja ja tietojärjestelmiä. Tämän jälkeen pureudutaan tiiviimmin toiminnanohjaus- ja taloushallintojärjestelmien kehittämiseen ja sen eri vaiheisiin. Lisäksi keskitytään toimintojen ulkoistamisen vaiheisiin, ulkoistamisen riskeihin ja nykytila-analyysin tekoon. Tietoperustassa on käytetty apuna internetistä löytyneitä artikkeleita ja alan kirjallisuutta.

Tutkimus on toteutettu toimintatutkimuksena. Tutkimuksen empiirinen osuus koostui haastattelusta, palavereista ja sähköpostilla tapahtuneesta viestinnästä. Organisaation työtapoja myös havainnoitiin tutkimalla työn ohjauksessa käytettyjen työvälineiden, kuten valkotaulujen ja post it -lappujen käyttöä. Opinnäytetyön tekijät olivat paljon läsnä case-yrityksessä tutkimuksen aikana ja he ikään kuin työskentelivät yritykselle. Tutkimuksen tuloksena syntyi case-yrityksen taloushallinnon nykytila-analyysi ja tarjousvertailut eri taloushallintopalveluiden tarjoajien tarjouksista. Lisäksi syntyi toiminnanohjauksen nykytilaselvityksen pohjalta tehty toiminnanohjauksen nykytilan esittelytiedosto, joka lähetettiin toiminnanohjausjärjestelmäpalveluntarjoajille etukäteen.

Tulokset olivat case-yritykselle hyödyllisiä, koska niiden perusteella yritys teki taloushallinnon ulkoistamispäätöksen ja tarjousvertailua apuna käyttäen myöskin tilitoimistovalinnan. Työn käytännön osuus päättyi case-yrityksen tilitoimistovalintaan. Työn jälkeen case-yritys siirtyi tilitoimiston kanssa käyttöönottovaiheeseen. Toiminnanohjausjärjestelmän osalta case-yritys päätti jatkaa projektia sitten, kun tilitoimistoyhteistyö on saatu kunnolla käyntiin.

Research for a small company : how to develop financial management and enterprise resource planning (system)

The objectives of this thesis were to find out about a client-company’s financial management processes and how these should be developed. The main point was to find out what was its economical situation for outsourcing some parts of the company’s financial management. The other objective was to make a needs assessment concerning the company’s enterprise re-source planning (ERP) and find out if there could be a good ERP-system for the company’s needs in the making. The client-company is called a case-company in the thesis. The situation of the case-company’s financial management and ERP was examined with a current state analysis. The makers of the thesis made comparison tables about the quotations that accounting companies and other service providers sent. The tables were used as a base information in a tender and a final decision of the service provider.

The theory part of the thesis included financial management processes and information systems, developing process of financial management- and ERP-systems, outsourcing risks and process, which included for example the current state analysis. Financial management literature and internet articles were used as a source of the theory.

The thesis is a case study and it was done by using qualitative methods. The empirical part consisted of an interview, negotiations and email communication. The results of the thesis were the current state analysis of the case-company and two financial management quotation comparison tables. In addition, one other result was “current state presentation pdf”, which was sent to ERP-system service providers so that they could get know about the case-company’s current ERP procedures.

The results of the thesis were useful for the case-company. The company made a decision of outsourcing two of its parts of its financial management. These parts were payroll, bookkeeping and parts of invoicing. They also started to use an e-invoice system. By considering the quotation comparison tables, the company also made the decision as to which accounting company they will start cooperating with. After the thesis was completed the case-company started the initialization process with the accounting company. The possible ERP-system project might start after cooperation with the accounting company has completely started and is fluent.