Perehdyttämisen ja työnopastuksen nykytilanteen kartoittaminen ja kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli perehdyttämisen ja työnopastuksen nykytilanteen kartoittaminen ja kehittäminen yrityksen kirjanpito-, palkanlaskenta- ja reskontratiimeissä. Työ tehtiin toimeksiantona näitä taloushallinnon palveluita tarjoavalle tilitoimistolle. Yrityksen pyynnöstä opinnäytetyössä ei julkaista yrityksen nimeä.

Työn tavoitteena oli luoda tukilistaus yrityksen tiimiesimiesten käyttöön perehdyttämisen ja työnopastuksen tueksi tiimien eri työnluonteet huomioon ottaen. Listauksen tarkoituksena oli taata yritykseen rekrytoitaville uusille työntekijöille tasalaatuinen ja kattava alku uudessa työssä riippumatta toimipisteestä tai tiimistä.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui perehdyttämisestä, työnopastuksesta ja niiden menetelmistä osana perehdytysprosessia. Perehdytysmenetelmiä tarkasteltiin yleisesti käytössä olevien mallien näkökulmasta. Lisäksi viitekehyksessä pohdittiin esimiehen roolin tärkeyttä työyhteisössä.

Tutkimusprosessi suoritettiin käyttämällä kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Perehdyttämisen ja työnopastuksen nykytilaa ja kehittämisen kohteita tutkittiin lomakekyselyn avulla. Kyselyrungon sisältö pohjautui opinnäytetyön teoriataustaan perehdyttämisestä ja työnopastuksesta. Kyselyn vastausten avulla suunniteltiin tukilistaus, joka esiteltiin esimiehille järjestetyissä workshopeissa. Workshopien tarkoituksena oli osallistaa tiimiesimiehet pohtimaan tarvittavia kohtia tukilistaukseen, koska perehdyttäminen ja työnopastus on esimiesten vastuulla.

Opinnäytetyön lopputuloksena laadittu tukilistaus kokosi yhteen perehdytysprosessin vaiheet, jotka ovat välttämättömiä työntekijän aloittaessa uudessa työssä. Tukilistauksesta laadittiin kolmeosainen. Alkuun laadittiin kohta, jossa uusi varmistetaan uuden työntekijän tutustuttaminen uuteen työyhteisöön ensimmäisten päivien aikana. Toiseksi määriteltiin, että esimiehen tulee käydä alkukeskustelu työntekijän kanssa, jossa määritellään yhteiset odotukset ja tavoitteet uuden työntekijän työlle. Loppuun listattiin kohtia, joiden avulla varmistetaan työntekijän valmiudet toimia työtehtävässä itsenäisesti.

The topic of this thesis was to identify the current state of orientation and working instruction and to develop them in accounting, payroll computation and ledger in each respective team in a chosen company. The thesis was conducted as an assignment in an accounting agency offering these services. Due to the company’s request, the company name is not published in this thesis.

The aim was to create a supporting document for the company´s team supervisors to support the orientation and working instruction. The supporting document was designed for each team taking into account the differences within working practises. The document was intended to guarantee a unified and comprehensive orientation for the new employees of the company, regardless of office location or team.

The theoretical framework consisted of the methodology of orientation and working instruction as a part of the orientation process. The methodology was studied from the perspective of commonly used orientation models. In addition, the importance of the supervisor´s role in the work community was discussed in the framework.

The study was conducted using a qualitative research method. The current state and the development areas of orientation and working instruction were charted by a questionnaire. The content of the questionnaire was based on the theoretical framework of the orientation and working instruction. The frame of supporting document was designed based on the responses of the questionnaire and it was introduced to the supervisors in workshops. The aim of the workshops was to participate the supervisors to discuss the necessary parts of the supporting document because the managers are the persons who lead the orientation and working instruction.

The supporting document compiled the steps of the orientation process, necessary for a new employee to be successful in the job. The document consisted of three sections. One was a section where it was confirmed that new employee would meet the new work community and its people during the first days. The second section was that the supervisor was expected to have an introduction discussion with the new employee. In the discussion the goals for the employee´s new job was expected to be defined. In the end of the supporting document were listed those themes what the new employee needed to know about before being able to work independently.