Esimiesviestinnän prosessointi : Tampereen Särkänniemi Oy:n sesonkiravintolat

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli tutkia ja kehittää sesonkiravintoloiden esimiesviestintää sekä luoda esimiesten viestintään prosessoinnin avulla yhtenäisemmät tavat toimia. Opinnäytetyön tarkoitus oli tehdä esimiesviestinnän prosesseja näkyväksi, muokata niitä toimivammaksi ja laatia soveltuvista viestintätehtävistä prosessikuvaukset esimiesten työskentelyn tueksi.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu kolmesta osiosta. Ensimmäinen osio keskittyy sisäiseen viestintään, esimiesviestintään sekä viestinnän suunnitteluun ja kehittämiseen. Toinen osio käsittelee prosesseja ja organisaation prosessikeskeistä kehittämistä. Kolmas osuus liittää kaksi edellistä osiota yhteen ja tarkastelee viestinnän prosessointia, prosessoitavien alueiden valintaa sekä viestinnän prosessien määrittelyä käytännössä.

Kvalitatiivinen tutkimus toteutettiin kesän ja syksyn 2016 aikana kaksivaiheisen sähköisen lomakehaastattelun avulla, johon sesonkiravintoloiden viisi esimiestä vastasivat. Haastattelut sisälsivät esimiesviestinnän toimivuuteen, kehittämiseen ja prosessointiin liittyviä avoimia kysymyksiä. Kvalitatiivinen tutkimusaineisto analysoitiin ensin objektiivisesti, jonka jälkeen viestinnän prosessikuvasten suunnittelussa hyödynnettiin myös toimintatutkimuksellista näkökulmaa, opinnäytetyön tekijän omia kokemuksia sekä prosesseissa toimivien osastojen vastuuhenkilöiden antamia kommentteja ja tarkennuksia liittyen prosessin etenemiseen, käytettäviin viestintäkanaviin sekä työohjeisiin.

Tutkimuksen avulla saatiin selville prosessoitavaksi sopivia viestintätehtäviä sekä asioita, joita prosessikuvausten suunnittelussa tuli pyrkiä huomioimaan. Tutkimuksen tulokset ohjasivat prosessoitavien viestintätehtävien valintaa ja tulosten perusteella prosessikuvaukset päädyttiin suunnittelemaan neljästä prosessointiin parhaiten soveltuvasta esimiesviestinnän tehtävästä. Lisäksi tutkimuksessa havaittiin selkeitä kehityskohtia esimiesviestinnässä. Esimiesviestinnän suurimpana haasteena pidetään sen varmistamista, että tieto menee työntekijöille halutunlaisena perille ja käytäntöön. Myös viestintäkanavien runsaus ja niiden käytön hajanaisuus kaipaavat toimintamallin selkeyttämistä ja yhtenäistämistä.

Keskeisimmät toimeksiantajalle tarjotut ehdotukset esimiesviestinnän kehittämiseksi koskevat sähköisen viestintäkanavan käyttöönottoa myyntipisteissä sekä keinoja parantaa esimiesten ja johdon välistä viestintää. Jatkotutkimusaiheita voisivat olla sesonkiravintoloiden viestinnän aikatauluttaminen tai vuosikello, muiden osastojen esimiesviestinnän tai koko organisaation sisäisen viestinnän tutkiminen, kehittäminen ja prosessointi.

The purpose of this study was to research a certain management team’s internal communication and to develop it by creating process flowcharts of some supervisory communication assignments to support the management team’s work. The client of this thesis is Tampereen Särkänniemi Ltd and to be more precise its Restaurant Operations unit.

The theoretical frame of the thesis was constructed around organizational and supervisory communication, processing and processing of supervisory communication. The qualitative research was performed during summer and autumn 2016 by sending electronic and structured interviews to the management team’s five members. The data were collected according to a structured communication technique called Delphi method, in which the experts answers questionnaires in two phases.

After the responses were objectively analyzed and four assignments were selected to be processed based on the results, action research was also added and exploited in creating the communication process flowcharts. This was executed since the author of the thesis has several years of working experience from the principal organization. During the creating process, a few persons in charge of the cooperating units were also consulted to make sure the proceeding of the communication processes was following official instructions and to make the details as accurate as possible.

The most significant findings in this study were the suitable themes to be processed and the manager team’s wishes and visions about processing of communication. It was also found that there are some clear issues in the supervisory communication that needs to be improved. The findings indicate that the biggest disorder in communication was to ensure that the messages reach the employers, are understood and implemented as the management originally meant. Furthermore, the variety and various use of communication channels needs to be more standardized.

All of the respondents stated that a new, electronic communication channel needs to be put in use in mercantile establishments of Restaurant Operations. Other proposals of this study are related to present ideas of how to improve communication between Restaurant Operations’ management team and the lead of the company.