Prosessien kehittäminen varastonhallintajärjestelmän käyttöönotossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite on ollut tutkia prosessien kehittämistä varastonhallintajärjestelmän käyttöönottoprojektissa. Kehittämistehtävä on toteutettu toimintatutkimuksena ja sen tarkoituksena on ollut selvittää prosessin kehittämisen onnistumisen edellytyksiä ja käyttöönoton onnistumista Schenker Oy:n Ilvesvuoren varaston öljy- ja kemikaaliasiakkaalle. Toimintatutkimuksen tarkoituksena on aikaansaada muutoksia organisaatiossa ja samalla tutkia niitä. Työn teoriaosuudessa käsitellään prosessin määritelmiä, johtamis- ja kehitysmenetelmiä sekä tapoja. Prosessi on ketju tehtäviä joiden tarkoituksen on tuottaa syötteistä lisäarvoa tuottavia suoritteita asiakkaille. Prosessien parantaminen on keskeinen keino kehittää liiketoimintaa ja parantaa tulosta. Prosessien kehittämiseksi prosessit tulee määritellä, analysoida, kuvata vuokaavion ja mitata.

Työn empiirinen osuus koostuu järjestelmän ja prosessien käyttöönoton kvalitatiivisesta ja Ilvesvuoren varastoasiakkaan mittareiden kvantitatiivisesta analysoinnista. Tutkimuksella selvitetään käyttöönottoon liittyvien eri vaiheiden toteutustapoja ja arvioidaan niiden vaikutusta itse käyttöönoton varsinaiseen onnistumiseen.

Kehittämistehtävän mukaisesti projektin alussa tehtiin nykytila-analyysi, jossa kartoitettiin asiakkaan ja liiketoiminnan tarpeita. Kerättyjen tarpeiden pohjalta uudet prosessit suunniteltiin, dokumentoitiin, testattiin sekä mitattiin. Kehittämistehtävän myötä syntyivät prosessikuvaukset ja työohjeet. Varastohenkilöstö opetettiin käyttämään uutta järjestelmää sekä toimimaan uusien prosessien mukaisesti. Järjestelmän käyttöönotossa ja prosessien toteuttamisessa ei havaittu suuria ongelmia projektia tehdessä. Käyttöönotto tapahtui projektin aikataulun ja budjetin mukaisesti. Käyttöönoton jälkeen tarkastellut suorituskykymittarit eivät näyttäneet merkittävää pudotusta suorituskyvyn osalta vaan pysyivät samalla tasolla vanhaan järjestelmään verrattuna. Toimintatutkimuksen perusteella voidaan todeta, että yrityksessä toteutettu varastonhallintajärjestelmän ja siihen liittyvien prosessien käyttöönotto oli kokonaisuutta tarkastellen onnistunut projekti.

The aim of the present thesis was to study process development in an implementation project of a warehouse management system. The purpose was to identify good practices in a process development and system implementation. The study was carried out for an oil and chemical warehouse client of Schenker Oy Ilvesvuori, whose warehouse management system was being renewed.

The study was conducted as an action research. The theoretical part of the study focused on process definitions, business process management and process development methods. The empirical part of the study consisted of qualitative research of the system and process implementation, as well as quantitative analysis of the key performance indicators of the Ilvesvuori warehouse client. The study investigated the different phases in the implementation and evaluated their effect on the overall success of the project.

According to the development plan, a current state analysis was conducted. In the current state analysis, the requirements of the warehouse client and warehouse operations were mapped. Based on the mapping results, new processes were designed, documented, tested and measured. Along with this development work, process descriptions and work instructions were created. The operative personnel were taught to use the new system and to operate with the new processes.

Based on the study results it can be assessed that the implementation of the warehouse management system and the related processes was successful. In the implementation of the new system and the processes, there were no major issues found. The implementation was completed in schedule and according to the budget. No significant drop was registered in the quality and efficiency key performance indicators after the implementation.