Esiselvitys osana tietojärjestelmän hankintaa

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli tyytymätön yhteistyöhön IT-järjestelmätoimittajansa kanssa: ulkoistuskumppanin projektiaikataulut olivat ylittyneet, toimitusten laatu oli heikkoa, sovellusten käytettävyydessä oli puutteita ja jatkuvien palveluiden palvelutasot eivät toteutuneet. Kehittämistyön tarkoituksena oli auttaa kohdeyritystä kartoittamaan tilanne ja päättämään, kannattiko sopimusta silloisen ulkoistuskumppanin kanssa jatkaa. Luonteeltaan opinnäytetyö oli kehittämistutkimus ja lähestymistavaltaan tapaustutkimus.

Työssä perehdyttiin aihetta käsittelevään kirjallisuuteen ja analysoitiin teoreettista viitekehystä vasten, mikä oli johtanut kohdeyrityksessä epäonnistuneeseen ulkoistukseen. Tuloksena kävi ilmi, että toimeksiantajan kypsyystaso toimintojen ulkoistamisessa oli matala, sillä yritykseltä puuttui kyky kilpailuttaa hankintoja, asianmukainen palvelutasosopimus ja ulkoistuksen hallintamalli. Valitsemalla valmistuotteen toimeksiantaja oli lisäksi rajoittanut omaa itsenäisyysastettaan ratkaisun kehittämisessä. Myös ulkoistusmarkkina oli rajattu, koska ratkaisu perustui harvinaiseen kansainväliseen standardiin.

Osana opinnäytetyötä toteutettiin esiselvitysprojekti, joka keskittyi tutkittavien palveluiden nykytilan analysointiin, järjestelmätoimittavertailuun, ulkoistamisen kohteen määrittelyyn ja hankinnan tavoitteiden asettamiseen. Lopputuloksena laadittiin luottamuksellinen selvitysraportti toimeksiantajan käyttöön. Esiselvitys ei tuottanut toivottua tietoa ulkoistamisen kannattavuudesta ja eri toimintamallien eduista ja heikkouksista, koska palveluille ei ollut määritetty haluttua laajuutta tai laatu-, teknologia- ja kustannustavoitteita. Lisäksi kun palveluiden sisäisiä järjestämiskustannuksia, esimerkiksi työajan jakautumista toiminnoittain, ei ollut seurattu, olisi eri toimintamallien kustannusten vertaileminen vaatinut oman selvityksensä.

Esiselvitysprojektin edetessä kävi ilmi, ettei ulkoistuksen kohdetta voinut määritellä ja rajata, koska yrityksen strategia oli linjaamatta. Ilman strategiaa oli mahdotonta arvioida, täyttikö nykyinen toimintamalli palveluiden asiakastarpeet ja rahoituksen. Toimeksiantajalle tehty esiselvitys ei siten yltänyt tavoitteisiinsa vaan jäi katsauksenomaiseksi raportiksi. Välitöntä tarvetta palveluiden järjestelmätoimittajan vaihtamiseen ei selvityksen perusteella kuitenkaan nähty, ja etenemisenä esitettiin, että yritys veisi läpi strategiaprosessin ja jatkaisi esiselvityksen tekemistä sen jälkeen.

The company that commissioned this thesis was unhappy with their IT solution provider; the outsourcing partner's project schedules had not been adhered to, the quality of deliveries was poor, and the service levels of continuous services were not realised. The purpose of this thesis was to help the commissioning company decide whether they should extend their contract with the current outsourcing partner. As such, this thesis took the form of a development study in which case study approach was utilised.

The work involved reviewing literature on the subject in order to form a theoretical framework, based on which an analysis was conducted in order to determine what had led to the commissioning company's outsourcing efforts being unsuccessful. The results showed that the commissioning company's maturity level as regards the outsourcing of functions was low; the company did not have the ability to put procurements out to tender, an appropriate service level agreement or a model for outsourcing governance. By choosing a SaaS software, the commissioning company had also restricted their level of independence in regard to further development. The outsourcing market had also been limited because the solution was based on a rarely used international standard.

The development task consisted of a prestudy project conducted at the commissioning organisation and a written review report based on the project. The work did not, however, produce the desired information about the feasibility of outsourcing and different operating models, as the desired scope or targets in regard to the quality, technology and cost of the services had not been determined.

During the thesis project it was found that the company had not a clear strategic vision. Without a strategy it was impossible to determine whether the current operating model corresponded to customer needs and funding of the services. As such, the prestudy conducted for the commissioning company did not meet its objectives and served only as a review-type report. However, based on the review there was no immediate need to change the system supplier for the services, and as a way of moving forward it was proposed that the company follow through with their strategy process, after which the prestudy could be continued.