Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston kartoittaminen Pirkanmaan Suojakoti ry:lle

Abstract

Sähköisen taloushallinnon suosio on kasvanut viimeisen kymmenen vuoden aikana räjähdysmäisesti ja sähköisen taloushallinnon ohjelmistoja tarjoavia yrityksiä on paljon. Pirkanmaan Suojakoti ry:llä ei ollut aikaisemmin käytössään minkäänlaista sähköistä taloushallintoa vaan taloushallinto oli ulkoistettu tilitoimistolle. Opinnäytetyön tavoitteena oli antaa yhdistykselle tarvittavat tiedot sähköisestä taloushallinnosta ja sen ohjelmistoista sopivan taloushallinto-ohjelmiston valintaa varten. Opinnäytetyön tarkoituksena oli valita kaksi yhdistyksen tarpeita vastaavaa ohjelmaa kartoittamalla sähköisen taloushallinnon ohjelmistojen tarjontaa ja vertailemalla valittuja ohjelmistoja keskenään.

Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta, valittujen ohjelmien vertailusta ja valintaprosessista. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin yhdistysten toimintaa sekä sähköisen taloushallinnon prosesseja ja hyötyjä. Yhdistysten toiminnasta kerrottaessa keskityttiin käsittelemään toimintaa taloudenhoidon näkökulmasta. Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin kartoittamalla olemassa olevia sähköisen taloushallinnon ohjelmistoja ja vertailemalla niitä keskenään. Opinnäytetyöhön päätyneet ohjelmistot valikoituivat alustavien vertailujen jälkeen. Vertailuissa apuna käytettiin annettuja raameja ominaisuuksista, joihin vertailtavien ohjelmistojen täytyi mahtua. Ohjelmistojen valinnassa apuna käytettiin tarjousprosessia. Tarjousprosessiin kuului yhteydenotto valittujen taloushallinto-ohjelmistojen toimittajiin, jonka avulla toimittajilta saatiin mahdollinen tarjous sekä lisätietoja ohjelmistoista.

Sähköinen taloushallinto kattaa monta eri osa-aluetta. Opinnäytetyön valintaprosessissa päädyttiin kahteen ohjelmistoon, jotka täyttivät annetut kriteerit mahdollisimman hyvin ja kattoivat sähköisen taloushallinnon osa-alueet. Näitä ohjelmistoja ehdotettiin Pirkanmaan Suojakoti ry:lle valittavaksi. Muiden ohjelmistojen osalta taloushallinnon osa-alueet eivät täyttyneet kokonaan, jonka vuoksi ne jätettiin valittujen kahden ohjelmiston joukosta pois, joita yhdistykselle ehdotettiin.

The popularity of electronic financial management has increased in the last decade explosively. Today the number of suppliers providing electronic financial management software is tremendous. The registered association Pirkanmaan Suojakoti did not earlier use any software for electronic financial management; instead, their financial management was outsourced to an accounting firm. The aim of the thesis was to afford the needed knowledge for the association to choose the right software for their financial management. The purpose of this thesis was to find two suitable electronic financial management programs for the association to choose between.

The thesis consists of three parts. These parts are the theoretical part, the comparison of the software and the selection process. The theoretical part dealt with the activities of associations and discussed the processes and benefits of electronic financial management. When handling the activities of associations, the focus was on the financial point of view. The empirical part of the thesis was carried out by surveying the existing software and comparing them to each other. The software selected for the comparison were found after preliminary comparisons. The right software had to have certain features and those features were used as an aid in comparisons. The suppliers of the software were requested to make an offer to help to select the software.

Electronic financial management covers many different areas. In the survey two programs came to prominence as they covered the areas of electronic financial management and met the required criteria. These two programs were proposed to be chosen by the association. Other programs did not cover the areas of financial management, and therefore they were not suggested to be the right software for the association.