Vuorovaikutteisuus digitaalisessa sisäisessä viestinnässä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää digitaalisen sisäisen viestinnän mahdollisuuksia tukea tiedon kulkua ja vuorovaikutusta. Tarkoituksena oli koota tutkimustietoa aiheesta toteuttamalla kuvaileva kirjallisuuskatsaus. Katsaukseen haettiin aineistoa useista sähköisistä tietokannoista ja analyysiin valittiin lopulta yhdeksän aineistoa. Analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä.

Sisäisen viestinnän haasteet ovat muuttuneet digitalisaation myötä entistä monimutkaisemmiksi. Viestijöiden määrä organisaatioissa on lisääntynyt, ja viestinnässä vaaditun osaamisen määrä on kasvanut. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän raja on hämärtynyt, ja viestinnän avoimuus on lisääntynyt. Digitalisaatio on kasvattanut viestinnän nopeutta ja siten tehostanut tiedonkulkua. Toisaalta nopeutunut viestintä on aiheuttanut myös tietotulvan, joka puolestaan on hidastanut oleellisen tiedon löytämistä.

Katsauksen tulosten perusteella voidaan todeta digitaalisten kanavien mahdollistavan vuorovaikutteisen sisäisen viestinnän sekä tehokkaan tiedonkulun. Mahdollisuuksiin vaikuttavat kuitenkin merkittävästi organisaation viestintäkulttuuri, viestintään annettu ohjeistus ja aika sekä käytettävät kanavat. Viestintäkanavien tarvelähtöisyys ja käyttäjien viestintäosaaminen ovat ratkaisevia tekijöitä vuorovaikutuksen toteutumiselle ja tiedonkululle. Yhteiset toimintatavat ovat oleellisia digitaalisen sisäisen viestinnän onnistumiselle.

Kirjallisuuskatsauksen keskeisin anti lienee jatkotutkimusaiheiden hahmottaminen. Digitaalisten viestintäkanavien nopea kehitystahti ja käyttöönotto antavat aihetta niiden käytettävyyden ja tarpeenmukaisuuden tutkimukselle. Jatkotutkimuksilla voidaan selvittää millaisella organisaatiokulttuurilla ja viestintästrategialla parhaiten tuetaan vuorovaikutusta sisäisessä viestinnässä.

The aim of this thesis was to clarify the possibilities for digital internal communication to support information flow and interactivity. The purpose was to gather research information about the subject by implementing a narrative literature review. The data search was conducted by using several digital databases. Eventually nine articles were selected for the literature review. The articles were analysed using content analysis.

Digitalization has made the internal communication challenges more versatile than ever before. The number of communicators has increased, and so has the amount of capabilities required to communicate. The line between internal and external communication has become vague and communication has become more open. Digitalization has increased the pace of communication and by doing so it has enhanced the flow of information. On the other hand, the faster communication has caused an information overload which significantly slows down the possibilities of finding relevant information.

The results of the review indicate that digital channels enable interactive internal communication and efficient information flow. This possibility is, however, greatly influenced by the organizational culture, given instructions for communication as well as time and channels that are provided. Key factors to interactivity and fluent information flow are need-based communication channels and messaging skills of the users. Common guidelines are crucial to the success of digital internal communication.

The key findings of this literature review are the avenues that it opens for further research. The fast development pace of digital communication channels and their quick adoption gives good reason to study their usability and necessity in internal communication. Additional research can be conducted to reveal what kind of organizational culture and communication strategy is most efficient to support interactivity in internal communication.