Data room/ due diligence -tarkastuslista : Case: Helmet Business Mentors Oy

Abstract

Yrityskaupan yhteydessä tehdään nykyään lähes poikkeuksetta due diligence -tarkastus ostettavaan yritykseen ennen kaupan toteuttamista. Due diligence on termi, jolla tarkoitetaan yrityskaupan yhteydessä kaupan kohteen huolellista tarkastamista. Tarkastusta varten kerätään yrityskaupan kohteesta kaikki olennainen tieto data roomiin, joka yleisimmin on sähköisessä muodossa verkossa, jolloin puhutaan myös virtual data roomista. Tarkastuksessa on haasteena yrityksien tietojen huolimaton arkistointi ja tietojen keräämisen vaikeus tarkastusta varten, jolloin prosessista tulee ajallisesti pitkä.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä data room/ due diligence -tarkastuslista Helmet Capitalin käyttöön. Tarkastuslista laaditaan siten, että se täyttää due diligence -tarkastuksen vaatimukset. Tarkastuslistaa on tarkoitus käyttää yrityskaupan yhteydessä tehtävässä due diligence -tarkastuksessa sekä yritysten sähköisen arkistoinnin järjestämisen pohjana. Tarkastuslistan on tarkoitus nopeuttaa due diligence -prosessia ja yrityksien tiedonhallintaa siten, että käytössä on koko ajan päivittyvä due diligencen vaatimukset täyttävä data room, vaikka yritystä ei oltaisikaan myymässä.

Tutkimusongelmana on pohtia, millainen on loogisesti jäsennelty perusmuotoinen lista yritysarkistosta, joka täyttää sekä arkisen johtamisen että due diligence -tarkastuksen tarpeet. Opinnäytetyö toteutettiin käyttämällä kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimuksen aineistona on Helmet Capitalin edustajan haastattelut. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsitellään due diligence -tarkastusta alaan liittyvän kirjallisuuden avulla. Empiirisessä osuudes-sa muodostetaan due diligence -tarkastuslista.

Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi data room/ due diligence -tarkastuslista, jossa on valmiiksi mietitty kansiorakenne, joka on suunniteltu toimivaksi virtual data roomissa. Tarkastuslista täyttää due diligence -tarkastuksen vaatimukset sekä yritysten tiedostojen sähköisen arkistoinnin vaatimukset.

During a merger or an acquisition, performing a due diligence check is commonplace before the actual execution of trade. Due diligence is a term, which means a careful examination of the target company of a merger or an acquisition. For such an examination, all the relevant information is gathered into a data room, often online. An online data room is regularly called a virtual data room. One of the challenges in exercising due diligence is that the information needed is often not organized and may be difficult to gather, making the check a lengthy process.

The goal of this thesis is to make a due diligence information checklist for the use of Helmet Capital, an investment firm. The list is formed so that it fulfils the requirements of a due diligence examination. The list will be used for exercising due diligence in mergers and acquisitions, and for the general organisation of documents for Helmet Capital's portfolio companies.

The research problem was to study what are the ideal contents of such a checklist that fulfils the requirements of both due diligence and the needs of general management in the daily proceedings of a company. The primary material for the study are interviews of Helmet Capital. The theory section of this thesis gives an overview of due diligence gathered from relevant literature.

The end result of the thesis is a data room / due diligence information checklist, which also describes a folder structure that can be used in a virtual data room. The provided checklist fulfils the due diligence requirements as well as the common needs for company management.