Sähköisen taloushallinnon prosessit ja niihin perehdyttäminen : Rantalainen Trainee-ohjelma

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tavoitteena oli arvioida trainee-ohjelman toimivuutta sähköisten taloushallintopalveluiden käyttöönottamisessa asiakasyrityksille. Tutkimusongelmana oli selvittää, miten trainee-ohjelma on tukenut osallistujia noin kuukauden mittaisen intensiivisen koulutusjakson jälkeen alkaneissa varsinaisissa työtehtävissä ja miten trainee-ohjelman osallistujat ovat onnistuneet asiakkaiden kouluttamisessa ja oman henkilöstön ohjaamisessa uusissa työvaiheissa.

Työn alkuosuudessa käsitellään sähköisen taloushallinnon prosesseja niin tilitoimiston kuin heidän asiakkaidenkin näkökulmasta katsottuna. Tässä tuodaan esille, kuinka sähköisen taloushallinnon prosesseja hoidetaan teoriatasolla. Sen jälkeen luvussa kolme on vuorossa perehdyttäminen ja trainee-ohjelmien teoriaosuus.

Varsinainen tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena, eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimukseen haastateltiin neljää toimeksiantajan trainee-ohjelmaan osallistunutta työntekijää sekä yhtä järjestelmäasiantuntijaa. Haastatteluissa paneuduttiin trainee-ohjelman koulutusjaksoon, sekä sähköisen taloushallinnon suhtautumiseen, osaamiseen ja kouluttamiseen niin oman henkilökunnan kuin asiakkaidenkin osalta.

Tutkimuksen tulosten mukaan yleisellä tasolla mitattuna asiakkaat ovat tilitoimiston omaa henkilökuntaa positiivisemmin suhtautuneet sähköiseen taloushallintoon. Prosessien hoitamisessa on toimistokohtaisia eroja, ja ohjeita tulisi laatia laajemmin henkilökunnalle ja asiakkaille. Lisäksi toimeksiantajana olevan taloushallintoalan konsernin tulee panostaa henkilökuntansa kouluttamiseen.

The goal of this thesis was to estimate how effective the trainee-program is when the goal is to get customers to use electric financial administration. The research problem was to find out how the trainee-program has supported participants at work after one month’s training period and how the participants of the trainee-program are managing in education of their own staff and customers.

The first part of this thesis discusses processes of electric financial administration from the staff’s and customer’s point of view. Here we look at how electric financial administration is working in the theory. After that in the chapter three we come to the theory of orientation and trainee-programs.

The actual research was accomplished as a qualitative research. In this research four participants in the trainee-program and a systems specialist were interviewed. The interviews focus on the trainee-program’s training period and attitudes towards electric financial administration, know-how and training at both, the staff and the client.

The results of this examination shows that the customers are more interested in the electric financial administration than the staff of the commissioning enterprise. There are also differences between offices how to manage processes. The customers and staff need more different guides and especially the staff needs more education.