Dokumenttien hallintajärjestelmän valinta Ovako Bar Oy Ab:lle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli sopivan dokumenttien hallintajärjestelmän etsiminen Ovako Bar Oy Ab:n teknisen kunnossapidon tarpeisiin. Aineisto kerättiin haastattelujen, tuote-esittelyjen ja kyselyjen avulla. Sopivia järjestelmiä etsittiin tutustumalla järjestelmätarjontaan Internetissä.

Työ tehtiin kartoittamalla markkinoilla olevat hallintajärjestelmät, jotka täyttivät teknisen kunnossapidon määrittelemät kriteerit, joista tärkeimpinä olivat: tiedoston lukitus, versionhallinta ja esikatselu.

Nykytilanne ja haluttujen ominaisuuksien selvittäminen toteutettiin kyselyn ja haastattelujen avulla. Tämän jälkeen tutustuttiin markkinoilla oleviin järjestelmiin, joista viiteen: Alfresco, ArkistoPro, Dynasty, HyperDoc ja M-Files, tutustuttiin tarkemmin. Viidestä valitusta testattiin kolmen järjestelmän (Alfresco, HyperDoc ja M-Files) demoversioita.

Kahdesta parhaimmasta eli ArkistoProsta ja M-Filesista pyydettiin esittelijät esittelemään tuotetta Ovakon neuvottelutiloihin, jotta myös tietohallinto ja työnantaja voisivat tutustua tuotteisiin lähemmin. Lisäksi selvitettiin myös Dokumenttihotelli -vaihtoehtoja, mutta niitä ei markkinoilla juurikaan ollut. Lopullinen valinta kunnossapidon dokumenttienhallintajärjestelmäksi oli M-files, sillä se täytti kaikki vaatimusmäärittelyt.

Selvitystyön tuloksista voidaan päätellä vaikka markkinoilla on lukuisia eri järjestelmävaihtoehtoja, vain pieni osa täyttää kaikki vaatimusmäärittelyt. Kaikkien järjestelmien vakio-ominaisuuksiin kuuluu tiedoston lukitus ja versionhallinta. Versionhallinta ei tosin välttämättä salli kovin monen version säilyttämistä. Lisäksi kaikista ei välttämättä löydy esikatselutoimintoa, mikä helpottaa huomattavasti etenkin oikean teknisen piirustuksen löytämistä.

The purpose of this thesis was to search for a suitable document management system for Ovako Bar Oy Ab’s technical maintenance needs. The main work was done through interviews, product demonstrations and inquiries. The most suitable systems were searched by exploring similar systems in the Internet.

The work was done by studying management systems on the market which could fulfil demands of the technical maintenance. The most important criteria were file locking, version control, and preview.

The determining of the current situation and the required properties were carried out via the surveys and interviews. After this we got to know the systems of the market of which five -Alfresco, ArkistoPro, Dynasty, HyperDoc ja M-Files- were explored in more detail. We tested demo versions of three out of the five selected ones ( Alfresco, HyperDoc ja M-Files).

We asked the presenters of the two most suitable systems to come to Ovako conference rooms to demonstrate their products in more detail, so that also the data administration and employer could receive more information of the products. We did also some research about document hotel alternatives but there where not so many options on the market. The final choice for the maintenance of document management system was the M-files, because it fulfills all the requirement specifications.

From the results of this research can be drawn a conclusion that although there are many different systems, only a small part fills all specifications. File locking and version control are standard features that belong to every system. Version control does not necessarily allow the keeping of many versions. Neither do all systems necessarily have the preview function and this helps significantly when trying to find the right technical drawing.