Liiketoiminnan tiekartan ja digitaalisen kehittämistyön uudistaminen yhdessä tietohallinnon kanssa
Mikkola-Ahokas, Anu (2017)
Mikkola-Ahokas, Anu
Laurea-ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017052510269
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017052510269
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen kohteena on liiketoiminnan tiekartan ja liiketoiminnan digitaalisen kehittämistyön uudistaminen yhdessä Valtiokonttorin Kansalaispalvelut- ja Tietohallintotoimialan kanssa. Opinnäytetyö tehtiin toimintatutkimuksena Valtiokonttorissa, joka on Valtiovarainministeriön alainen valtion virasto. Valtiokonttorin Kansalaispalvelut–toimialan päätavoite on tarjota asiakkaille entistä parempaa palvelua ja parempia asiakaskokemuksia. Toimialan päätavoitteen tukemiseksi virasto toteuttaa järjestelmäprojekteja, joilla toimiala palvelee asiakkaita. Valtiokonttorin tietohallinto tukee Kansalaispalvelut-toimialaa ja on vahvasti järjestelmäprojektien toteuttamisessa mukana.
Opinnäytetyön päätavoite on luoda Valtiokonttorin Kansalaispalveluiden projekteille ja hankkeille kehittämisprosessin malli, jonka tärkeimpinä elementteinä ovat tiekarttatoiminta ja kehittämisen vuosikello. Kehittämisprosessia noudattamalla Kansalaispalvelut- ja Tietohallintotoimiala tunnistavat potentiaalisten projektit, ja osaa asettaa ne tiekartalle oikea-aikaisesti siten, että projektit tukevat toistensa etenemistä. Tunnistetuille projekteille voidaan varata oikea-aikaisesti sopivat resurssit, jotta resurssien yli- tai alivarauksilta voitaisiin estyä. Kehittämisprosessi noudattaa tämän opinnäytetyön kehittämistyön aikana mallinnettua kehittämisen vuosikelloa, joka on synkronoitu viraston talouden vuosikellon kanssa.
Tutkimus- ja kehittämistehtävä on rajattu ja jäsennetty tietoperustan avulla esittelemällä aiheeseen liittyviä käsitteitä ja teorioita. Opinnäytetyön tietoperustassa on kuvattu yleisesti prosessijohtamisen teorioita, ja on nostettu esille Lean yhtenä merkittävimmistä prosessijohtamiseen kuuluvis-ta toimintatavoista. Tutkimus- ja kehittämistehtävän tukena on tarkasteltu tarkemmin projektityöhön ja tiekarttaan liittyviä käsitteitä ja teorioita.
Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä on toimintatutkimus, jonka laadullisina tutkimusmenetelminä on käytetty puolistrukturoitua haastatteluja, työpajatoimintaa ja tutkimuspäiväkirjaa. Haastatteluissa kysytyt kysymykset pohjautuivat tiekarttatyöryhmässä esiteltyihin teemoihin. Haastattelujen vastauksia hyödynnettiin tutkimusprosessin ja työpajojen kehittämisessä.
Toimintatutkimus perustuu kehittämisprojektissa kahden työkalun kehittämiseen ja testaamiseen. Ensimmäinen työkalu on järjestelmällisen ja iteratiivisen tutkimussuunnitelman luominen työpajan suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin. Toinen työkalu on työpajat, jotka jatkavat tutkimussuunnitelmapohjaa selkeyttäen osallistujille tiekarttatyön kulkua.
Opinnäytetyön tutkimus- ja kehittämistehtävän aikana toteutettiin kehittämisen vuosikello, joka on muokattu jo käytössä olevasta talouden vuosikellosta. Kehittämisen vuosikelloa voidaan käyttää liiketoiminnan muistilistana kehittämistyön apuna. Uudet henkilöt, jotka tulevat mukaan kehittämään liiketoiminnan palveluita, saavat kehittämisen vuosikellon avulla toimivan mallin toteuttaa kehitystoimintaa. Mallia on mahdollista hyödyntää soveltaen myös muissa organisaatioissa. The aim of this study is to reform the business roadmap and business digital development work together with the Services for Citizens and Information Management of the State Treasury. The thesis was conducted as an operational study at the State Treasury, which is a State Agency of the Ministry of Finance. The main aim of the State Treasury's Services for Citizens business is to provide customers with better service and better customer experience. To support the department's main objective, the agency implements system projects by which they serve customers. The State Treasury Information Management supports the Services for Citizens business and is strongly involved in the implementation of system projects.
The main objective of the thesis is to create a model for the development process of the State Treasury for Services for Citizens projects, the main elements of which are road mapping and annual cycle of development. By following the development process, the Services for Citizens and Information Management identify potential projects and can put them on the road map in a timely manner so that the projects support the progress of each other. Appropriate resources can be allocated to identified projects at the right time and over- or under-resources can be prevented. The development process follows the yearly development clock modeled in the development work of this thesis, which is synchronized with the agency's annual economic cycle. The research and development task is limited and structured by means of a knowledge base by presenting topic-related concepts and theories. The theoretical knowledge of process management is described in the basics of the thesis, and Lean is one of the most important process management concepts. Concepts and theories related to project work and roadmap have been examined in more detail to support the research and development task.
The research method of the thesis is action research, whose semi-structured interviews, work-shops and research journals have been used as qualitative research methods. The questions asked in the interview were based on the themes presented in the Roadmap Working Group. The responses to the interviews were used to develop the research process and workshops. The research is based on the development and testing of two tools in a development project. The first tool is to create a systematic and iterative research plan for the design, implementation and evaluation of the workshop. Another tool is workshops that continue the research plan to clarify participants' roadmap work.
During the research and development task of the thesis, an annual cycle of development clock was developed, which has been adapted from the existing annual economic clock. The annual cycle of development clock can be used in the future as a checklist for business development work. New people who are involved in developing business services will benefit by using the annual cycle of development clock in developing development activities. The model can be utilized also in other organizations.
Opinnäytetyön päätavoite on luoda Valtiokonttorin Kansalaispalveluiden projekteille ja hankkeille kehittämisprosessin malli, jonka tärkeimpinä elementteinä ovat tiekarttatoiminta ja kehittämisen vuosikello. Kehittämisprosessia noudattamalla Kansalaispalvelut- ja Tietohallintotoimiala tunnistavat potentiaalisten projektit, ja osaa asettaa ne tiekartalle oikea-aikaisesti siten, että projektit tukevat toistensa etenemistä. Tunnistetuille projekteille voidaan varata oikea-aikaisesti sopivat resurssit, jotta resurssien yli- tai alivarauksilta voitaisiin estyä. Kehittämisprosessi noudattaa tämän opinnäytetyön kehittämistyön aikana mallinnettua kehittämisen vuosikelloa, joka on synkronoitu viraston talouden vuosikellon kanssa.
Tutkimus- ja kehittämistehtävä on rajattu ja jäsennetty tietoperustan avulla esittelemällä aiheeseen liittyviä käsitteitä ja teorioita. Opinnäytetyön tietoperustassa on kuvattu yleisesti prosessijohtamisen teorioita, ja on nostettu esille Lean yhtenä merkittävimmistä prosessijohtamiseen kuuluvis-ta toimintatavoista. Tutkimus- ja kehittämistehtävän tukena on tarkasteltu tarkemmin projektityöhön ja tiekarttaan liittyviä käsitteitä ja teorioita.
Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä on toimintatutkimus, jonka laadullisina tutkimusmenetelminä on käytetty puolistrukturoitua haastatteluja, työpajatoimintaa ja tutkimuspäiväkirjaa. Haastatteluissa kysytyt kysymykset pohjautuivat tiekarttatyöryhmässä esiteltyihin teemoihin. Haastattelujen vastauksia hyödynnettiin tutkimusprosessin ja työpajojen kehittämisessä.
Toimintatutkimus perustuu kehittämisprojektissa kahden työkalun kehittämiseen ja testaamiseen. Ensimmäinen työkalu on järjestelmällisen ja iteratiivisen tutkimussuunnitelman luominen työpajan suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin. Toinen työkalu on työpajat, jotka jatkavat tutkimussuunnitelmapohjaa selkeyttäen osallistujille tiekarttatyön kulkua.
Opinnäytetyön tutkimus- ja kehittämistehtävän aikana toteutettiin kehittämisen vuosikello, joka on muokattu jo käytössä olevasta talouden vuosikellosta. Kehittämisen vuosikelloa voidaan käyttää liiketoiminnan muistilistana kehittämistyön apuna. Uudet henkilöt, jotka tulevat mukaan kehittämään liiketoiminnan palveluita, saavat kehittämisen vuosikellon avulla toimivan mallin toteuttaa kehitystoimintaa. Mallia on mahdollista hyödyntää soveltaen myös muissa organisaatioissa.
The main objective of the thesis is to create a model for the development process of the State Treasury for Services for Citizens projects, the main elements of which are road mapping and annual cycle of development. By following the development process, the Services for Citizens and Information Management identify potential projects and can put them on the road map in a timely manner so that the projects support the progress of each other. Appropriate resources can be allocated to identified projects at the right time and over- or under-resources can be prevented. The development process follows the yearly development clock modeled in the development work of this thesis, which is synchronized with the agency's annual economic cycle. The research and development task is limited and structured by means of a knowledge base by presenting topic-related concepts and theories. The theoretical knowledge of process management is described in the basics of the thesis, and Lean is one of the most important process management concepts. Concepts and theories related to project work and roadmap have been examined in more detail to support the research and development task.
The research method of the thesis is action research, whose semi-structured interviews, work-shops and research journals have been used as qualitative research methods. The questions asked in the interview were based on the themes presented in the Roadmap Working Group. The responses to the interviews were used to develop the research process and workshops. The research is based on the development and testing of two tools in a development project. The first tool is to create a systematic and iterative research plan for the design, implementation and evaluation of the workshop. Another tool is workshops that continue the research plan to clarify participants' roadmap work.
During the research and development task of the thesis, an annual cycle of development clock was developed, which has been adapted from the existing annual economic clock. The annual cycle of development clock can be used in the future as a checklist for business development work. New people who are involved in developing business services will benefit by using the annual cycle of development clock in developing development activities. The model can be utilized also in other organizations.