Sähköinen henkilöstöviestintä : Intranetin henkilöstösivujen kehitysprojekti

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää toimeksiantajan intranetin henkilöstösivuja. Työn tarkoituksena ja tavoitteena oli antaa kehitysehdotuksia yrityksen intranetin henkilöstösivujen käytettävyyteen ja selvittää, mitä haasteita henkilöstösivuissa on. Yritys on suuri suomalainen media-alan toimija, joka työllistää yli 1100 henkeä.

Projekti oli osa toimeksiantajan intranetin kehitysprojektia. Toimeksiantajan intranet päivittyi uudelle alustalle syksyllä 2016. Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa kuvattiin, mikä intranet on ja mistä se rakentuu. Sen lisäksi teoreettisessa viitekehyksessä keskityttiin verkko- ja esimiesviestintään. Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin esimiestyön näkökulmaa verkkoviestinnässä, sillä yhtenä työn tavoitteena oli selvittää, kuinka henkilöstösivut jatkossa tukisivat paremmin esimiestyötä.

Opinnäytetyötä varten tehtiin tutkimus yrityksen intranetin nykytilasta ja sen mahdollisista puutteista. Tutkimuksessa käytettiin määrällisiä tiedonkeruutapoja. Työhön kerättiin tietoa henkilöstöltä sähköisen kyselylomakkeen avulla ja yrityksen yhteyshenkilöiltä. Käyttäjäkyselyyn osallistui yhteensä 116 henkilöä ja tässä joukossa oli mukana niin esimiehiä kuin työntekijöitä.

Opinnäytetyön tulosten perusteella pystyttiin toteamaan, että intranetin henkilöstösivuissa on kehitystä kaipaavia osioita ja niihin annettiin ehdotuksia tässä työssä. Opinnäytetyön laatija suosittelee yritystä tekemään käyttäjäkyselyn uudesta intranetistä, kun se on päivittynyt uudelle alustalle. Laatija suositteli keräämään palautetta henkilöstöltä intranetin toimivuudesta, kun intranet on päivittynyt uudelle alustalle ja käyttäjille on jonkin verran kertynyt käyttökokemusta. Raportin kirjoittamisvaiheessa yritys on ottanut uuden intranetin vasta käyttöön. Intranet on tärkeä sisäisen viestinnän väline yrityksessä. Intranet on hyvä päivittää jatkuvasti, jotta se pysyy käyttäjälähtöisenä ja miellyttävänä työalustana jatkossakin henkilöstölle.

The purpose of the thesis was to develop a client's personnel intranet content.

The aim was to study the present state of the intranet and to develop it to be more user friendly. The thesis was comissioned by a major player in the media industry in Finland. That employs more than 1100 people. The project was implemented as part of the client's own internal intranet development project. The clients intranet was updated to a new platform in the autumn of 2016.

The theoretical part of the thesis describes the structure and a definition of personnel intranets content. The study was made from a managerial viewpoint. The rramework focuses on the e-communications and to managerial communications. One of the main research questions was how the human staff pages would provide better support of the management work.

The study work was executed by investigating the current state the company's intranet and any possible shortages it had. As a study collecting method was used a quantitative data. The database for the study work was collected from the staff by an electronic survey. 116 participants answered the electronic survey. The respondents included both managers and employees. In addition, information was also collected from the company's contact persons.

On the basis of the results of the study it was possible to find out that the staff intranet pages were in the need of the structure and content development. These development ideas are introduced in this paper. The author of the thesis recommends the company to make a new user survey about the intranet, after it is fully updated to the new platform. Collecting feedback from employees about the functionality is recommended after they have got some experience of using it. During the time of thesis project the company had just taken a new intranet platform in use.

Intranet is an important internal communication tool for the company. It is important to constantly update it to keep it as user friendly as possible.