Tilitoimistojen kilpailuttaminen osana taloushallinnon ulkoistusprosessia

Abstract

Tämän työn tarkoituksena on selvittää, millä tavalla tilitoimistojen kilpailuttaminen voidaan tehdä ja millaisia valintaperusteita yritys voi käyttää valintaa tehdessään. Työ on tehty pienten ja keskisuurten yritysten tarpeita palvelevaksi ja sen toimeksiantajana on Savon Yrittäjät, joka on Pohjois-Savon alueella keskeisin pk-yritysten yhteiskuntavaikuttaja. Työssä keskitytään vain kilpailutukseen, joka tapahtuu Suomessa ja lisäksi pois rajataan julkiset kilpailutukset. Aihe on ajankohtainen, sillä taloushallinnon kiihtyvä sähköistyminen tuo monenlaisia muutoksia mukanaan. Sähköistymisen myötä monilla yrityksillä voi olla tarvetta vaihtaa tilitoimisto sellaiseen, jolla on käytössään nykyaikaiset sähköiset taloushallinnon menetelmät. Lisäksi kilpailutuksella voi olla myös taloudellisia hyötyjä, joka on aina yrityksille tärkeä näkökulma.

Työ etenee alkaen kertomalla tilitoimistoalasta Suomessa ja niiden yleisesti tarjoamista palveluista. Varsinaisia tutkimuskysymyksiä pohjustetaan selostaen ulkoistamisesta yleisesti sekä myös erityisesti taloushallinnon palvelujen osalta. Seuraavana työssä käsitellään kilpailuttamista yleisesti ja myös tilitoimistojen osalta. Lopuksi käsitellään tilitoimistoasiantuntijoiden kertomia asiakkaidensa käytännön kokemuksia tilitoimistojen ulkoistamisesta ja kilpailuttamisesta, jotka on kerätty laadullisena tutkimuksena haastatteluiden muodossa.

Opinnäytetyön tuloksena selvisi, että tilitoimistojen kilpailutuksessa harvemmin käytetään kirjallisia tarjouspyyntöjä, vaan kilpailutus lähtee useimmiten liikkeelle kilpailuttajan ja tilitoimiston keskusteluista, jonka jälkeen tilitoimisto tekee asiakkaalle tarjouksen. Sen jälkeen kilpailuttaja analysoi tarjouksia parhaiksi näkemiensä valintakriteerien perusteella, joita voivat olla hinta, laatu, toimialatuntemus ja luottamus tilitoimistoa kohtaan. Taloushallinnon ulkoistaminen on Suomessa melko yleistä. Avainsanat

The objective of this thesis project is to examine in what ways a company can carry out tendering an accounting company and what kind of criteria it can use when making the choice. This thesis is made to cater to small and medium enterprises and it is made in partnership with Savon Yrittäjät which is the most significant influencer when it comes to SMEs in Finland. This thesis is narrowed down to cases in Finland only. This is a topical issue at the moment because of the changes that come with the digitalization of financial administration activities and the new systems. Furthermore, tendering can be beneficial to a company financially and that is always a significant view point to enterprises.

The research starts by introducing the field of accounting companies in Finland and the services that they offer. In addition, outsourcing is explained generally as well as when it comes to accounting companies to support the research questions of the thesis. Lastly, the results of interviews of accounting company experts are presented to show some experiences in practice of different situations in outsourcing and tendering accounting companies.

As a conclusion it can be stated that requests for quotations are not usually used when tendering accounting companies. It is more common for the potential customer first to discuss the issue with the accounting company and after that to recieve a quotation. Then it analyzes the quotations using relevant criteria. The criteria can include price, quality, knowledge of the customer’s field of business and trusting the accounting company.