Digitalisaatio taloushallinnossa case: sopimuspohjaisten ostolaskujen käsittelyn automatisointi Procountor-ohjelmistossa

Abstract

Opinnäytetyössä laadittiin Satakunnan ammattikorkeakoulun taloushallinnon koulutuksen tarpeisiin ohje, jossa opiskelijoita opastetaan Procountor-ohjelmiston hyödyntämisessä. Otsikon ”sopimuspohjaiset ostolaskut” tarkoittavat muun muassa vuokra-, vesi- ja sähkölaskuja, jotka toistuvat yrityksen toiminnassa suhteellisen säännöllisinä. Ohjeen toimivuus vahvistettiin toisena toimeksiantajana toimivan ohjelmistovalmistajan suorittamilla tarkistustoimenpiteillä.

Ohjeella oli tarkoitus tutustuttaa tulevien vuosikurssien opiskelijat digitaalisen taloushallinnon piiriin. Tavoitteeksi asetettiin Satakunnan ammattikorkeakoulun taloushallinnon opetuksen laadun parantaminen ja opiskelijoiden valmentaminen uusien, kehittyneiden ja nykyaikaisten ohjelmistotyökalujen hyödyntämiseen. Kohteena oleva Procountor-ohjelmisto ilmentää useita digitaalisen taloushallinnon keskeisiä piirteitä, mikä tekee siitä sopivan havaintovälineen opetukseen.

Opinnäytetyöraportissa kuvattiin ammattiteorian keskeisiä käsitteitä ja muodostettiin digitaalisesta taloushallinnosta ja sen käsitteistä kootun teoria-aineiston pohjalta SWOT-analyysi. Analyysin tavoitteena oli kiinnittää huomio ammattiteorian käsitteiden käytännön vaikutuksiin, joihin puolestaan pyrittiin kiinnittämään huomiota opetuskäyttöön laaditussa ohjeessa. Valmiiseen ohjeeseen kohdistettiin lopuksi toinen SWOT-analyysi, jonka avulla arvioitiin lopullisen ohjeen onnistumista.

Johtopäätöksissä tehtiin paitsi yhteenveto ohjeesta ja ammattiteoriasta, myös eriteltiin opinnäytetyöprosessia ja sen aikana ilmennyttä huomattavaa eroa oppilaitosten opetuksen ja käytännön työelämän välillä, kun tarkastellaan digitaalista taloushallintoa ja siihen sisältyvien välineiden ja menetelmien hyödyntämistä.

A manual for educational purposes was produced in this thesis. The manual was made for students studying accounting in Satakunta University of Applied Sciences. It instructs the students in the use of Procountor accounting software. The case has been defined to handle periodically repeating purchase invoices with the case example presented in the manual being the invoices for the rent of the operating facilities. The technical correctness, that is the step-by-step functionality of the instructions, has been checked and verified by the representative of the software producer.

The purpose of the manual is to showcase e-accounting and its different aspects, possibilities, concepts as well as issues to students. Satakunta University of Applied Sciences aims to improve the quality of its accounting education. Through this manual the students become familiar with the practical applications, meaning and gravity of the vocational terms they are taught at the classes. The Procountor software serves as an excellent instrument for demonstrating these aspects because of its many modern features that are part of greater trends and key aspects in the world of e-accounting.

The following report illustrates the central concepts in the vocational theory regarding e-accounting and focuses attention on the practical meaning of the concepts via SWOT analysis on the digital accounting. This focus was retained in the final manual. In the end, an another SWOT analysis was conducted on the final manual itself where the purpose was to evaluate the completion of the goals stated in the beginning. It also functioned as an assessment on the success of the manual.

The conclusions section contains not only deductions on the manual and vocational theory but also on the significant disparity regarding the e-accounting between educational facilities and working life when it comes to the utilization of the features of modern accounting systems.