Johtamisjärjestelmän määrittely, rakentaminen ja käyttöönotto sekä tutkimus sen vaikutuksista : Jucat Oy

Abstract

Opinnäytetyössä käsitellään ISO 9001-standardia, sen käyttöönottoa Pk-yrityksessä ja tutkitaan johtamisjärjestelmän vaikutuksia. Työn aikana selvitettiin Jucat Oy:n valmius ottaa käyttöön johtamisjärjestelmä ja toteutettiin sen käyttöönotto. ISO 9001- standardin mukainen johtamisjärjestelmä sertifioitiin vuonna 2015 ja uusinta-auditointi tehtiin 2016. Opinnäytetyön tutkimusjakson kesto oli noin 2 vuotta. Tutkimuksessa arvioitiin, miten prosessien kuvaaminen on vaikuttanut yrityksen toimintaan ja miten ISO 9001 on pystytty jalkauttamaan operatiiviseen toimintaan. Ennen järjestelmän käyttöönottoa tehdyssä selvityksessä todettiin, että yrityksen dokumentointi on hyvällä tasolla ja prosessit pystytään määrittelemään toiminnan mukaisesti myös johtamisjärjestelmän vaatimusten mukaisesti. Jucat Oy:n prosessien kuvakset päivitettiin ja toiminnan mittareiden toimivuutta arvioitiin ISO 9001-standardin näkökulmasta. Sen perusteella koottiin toimintakäsikirja ensimmäistä auditointia varten. Toimintakäsikirjaa verrattiin suhteessa operatiiviseen toimintaan ja henkilöstöä haastateltiin. Vertailun perusteella saaduista tuloksista pystyttiin osoittamaan joitakin tarkennuksia toimintakäsikirjaan. Myös käytännön toimintoja kehitettiin samalla ISO 9001-standardin mukaisen toiminnan jalkauttamiseksi. Auditointi osoitti rakennetun järjestelmän vastaavan ISO 9001-standardin vaatimuksia ja toimintakäsikirjan vastaavan toimintaa. Auditoinnista saadut kehittämisehdotukset toteutettiin välittömästi. Vuonna 2016 tehty uusinta-auditointi paransi yrityksen johdon käsitystä toiminnan laadusta. Tavoitteena oli löytää johtamisjärjestelmän käyttöönoton jälkeen seuraavia kehittämiskohteita. Tutkimus osoitti johdon kehittäneen prosesseja määrätietoisesti sovitun mukaisesti. ISO 9001-järjestelmän käyttöönotto oli hyvä prosessi myös yrityksen kehittämistä ajatellen. Tutkimuksen avulla löydettiin selkeät kehittämiskohteet. Yrityksen toimintaa pystytään nyt johtamaan entistäkin paremmin prosessien kautta.

The thesis is about implementing ISO 9001-standard in a small or medium sized company and research into its effects. While undertaking the thesis the aim was to determine, if Jucat Oy was ready to implement a management system. The system was introduced after this was determined. The ISO 9001-system was certified in 2015 and the next audit was undertaken in 2016. The research time of the thesis was approximately two years. The research evaluated how the processes and representations affected the company and how the new management system was taken into use as a mode of operation. Before the management system was constructed, clarification was made that proved that the company’s documentation was at a good enough level for the pro-cesses to be defined as the ISO 9001-standard demands. Process descriptions were updated and the functionality of indicators were estimated through the ISO 9001-standard. Subsequently, the operation manual could be written for the first audit. The operation manual was simulated in relation to real operational activities, and the personnel was interviewed. As a result, some parts of the manual and operational actions were modified. Some of the practical functions were developed at the same time to implement the management system as quickly as possible. The auditing showed that the constructed management system corresponded to the ISO 9001-standard, and the operating action responded to the operation manual. The development proposals from the audit were taken into account immediately. The renewal audit conducted in 2016 improved the management’s understanding of operational quality. When the management system was ready, the goal was to find new development points. Research proved that the management had improved the processes as agreed. Implementing the ISO 9001-management system will be of great future benefit. Now the company can be controlled by the management system.