Merger of Digital Journalistic Archives

Abstract

The object of this thesis is to document the project of designing and carrying out the transfer and merger of the contents of a digital journalistic archive with another digital archive. A proper archive of published documents provides the client company a reliable source to find information when creating new content. The project included designing parts of a user interface, the selection and connection of metadata fields, creating a metadata recognizing algorithm, and carrying out the physical task of exporting the contents of an archive. The thesis investigates principles of archiving to apply them in practice.

The goal of the project was to improve the user experience of accessing the contents of the transferable archive and to modernize its outlook while maintaining the integrity of the stored metadata. Merging the archives and improving the end product required brainstorming, designing, and understanding of databases and programming.

The project was arranged with individuals joining from the client organization to help in the specialized points of interest. Working on the project was generally done through Skype in co-operation with a system specialist. The project required usage of programs that included both the old and new file frameworks (Doris and Trip respectively), DbEdit and UgEdit for adjusting the old archive to make it appropriate for the merger, and DbTest for accessing databases, as well as the use of Microsoft Office programs.

The final implementation is a functional archive which retains the original metadata of documents while giving users a better user experience, better presentation of the contents of the archive and enhanced search functions. The principles this thesis recommends can be applied to other mergers of digital journalistic archives to produce an equally functional archive.

Insinöörityönä suunniteltiin ja toteutettiin digitaalisen journalistisen arkiston sisällön siirto ja yhdistäminen toisen arkiston kanssa. Julkaistujen dokumenttien arkisto takaa asiakasyrityksille tiedonhankintaan toimivan lähteen, jota voidaan helposti hyödyntää. Työhön kuului suunnitella osia käyttöliittymästä, valita ja yhdistellä metadatakentät, luoda metadatan tunnistava algoritmi sekä viedä arkiston sisältö toiseen arkistoon. Insinöörityössä perehdyttiin arkistoinnin periaatteisiin ja sovellettiin niitä käytännössä.

Insinöörityön tarkoitus oli parantaa siirrettävän arkiston käyttäjäystävällisyyttä ja modernisoida sen ulkoasu. Samalla arkiston metatietojen eheys tuli säilyttää. Arkistojen yhdistäminen ja lopputuotteen kehittäminen vaativat suunnittelutyötä sekä tietokantojen ja ohjelmoinnin ymmärtämistä.

Projekti järjestettiin yhdessä asiakasorganisaation työntekijöiden kanssa, jotka auttoivat muutamissa teknisissä asioissa. Projektin työskentely toteutettiin yleensä Skype-ohjelman kautta yhteistyössä järjestelmäasiantuntijan kanssa. Projektissa vaadittuihin ohjelmiin kuuluivat muun muassa vanhojen ja uusien tiedostorakenteiden hallintaohjelmat (Doris ja Trip), DbEdit ja UgEdit, joilla vanha arkisto voitiin sovittaa sulautumisen kannalta tarkoituksenmukaiseksi, ja DbTest tietokantojen hallintaan sekä Microsoft Office -ohjelmat.

Tuloksena syntynyt yhdistetty arkisto on toimiva ja säilyttää siirrettyjen dokumenttien metatiedot. Samalla se tarjoaa käyttäjille paremman käyttökokemuksen, selkeämmän esittelytavan arkiston sisällölle ja tarkemmat hakutoiminnot. Insinöörityössä suositeltuja periaatteita, kuten metadatakenttien kartoittamista ja valintaa sekä arkiston jaottelua käyttöliittymässä hyödyntämällä, voidaan saada aikaan toimiva arkisto vastaavien digitaalisten journalististen arkistojen yhdistämisessä.