Henkilöstöopas organisaatioviestinnän ja perehdytyksen tukena

Abstract

Tämä opinnäytetyö pohjautuu suomalaisen teollisuuden alan yrityksen toimeksiantoon. Opinnäytetyön toimeksiantona oli tuottaa henkilöstöopas koko organisaation käyttöön. Organisaatiolla on useampi toimipiste eri puolella Suomea. Käytössä ei tällä hetkellä ole materiaalia, josta selviäisi yhteiset säännöt, linjaukset ja ohjeistukset erityisesti yrityksen sisäisisiä toimintoja koskien. Oppaan on tarkoitus toimia tietopankkina koko yritykselle ja tukea uuden työntekijän perehdytystä parantamalla sisäistä viestintää.

Opinnäytetyö on laadullinen tutkimus. Kvalitatiivisena menetelmänä on hyödynnetty puolistrukturoituja haastatteluja. Haastattelut tehtiin jokaisessa toimipisteessä muutamalle henkilökunnan jäsenelle. Haastateltavat jaettiin kolmeen ryhmään aseman mukaan. Johtohenkilöistä, toimihenkilöistä ja työntekijöistä haastateltiin kustakin ryhmästä 4-6 henkilöä. Haastattelut vaikuttivat suuresti henkilöstöoppaan sisältöön. Oppaassa on huomioitu henkilökunnan toiveet.

Henkilöstöopas on tutkimusosuuden liitteenä lopussa. Henkilöstöoppaan kirjoitusvaiheessa korostui erityisesti perehdytyksen merkitys, jonka vuoksi se on suuressa osassa tukemassa teoriaa. Lisäksi teoriaa painotettiin viestintään ja tiedonkulkuun ja sen parantamiseen organisaation sisällä. Tiedonkulku ja viestintä ovat monen yrityksen kompastuskivi, eikä toimeksiantoyritys ole poikkeus. Teoriatiedon toivotaan olevan hyödyksi toimeksiantoyritykselle henkilöstöoppaan rinnalla.

Henkilökunnan haastattelut aloitettiin maaliskuussa 2017. ”Henkilöstöoppaan laatiminen” -kappaleessa on koko työn etenemiskaavio. Kaaviossa on kuvattu tarkat päivämäärät ja oleelliset seikat teoriaosuuden ja oppaan kannalta. Kokonaisuudessaan työn kirjoitukseen kului aikaa noin kahdeksan kuukautta.

Lopputuloksena toimeksiantoyritykselle tehtiin kaksi opasta, joista toinen on liitetty tähän työhön. Oppaita tehtiin kaksi liiketoimintojen eriäväisyyksien vuoksi. Pienet käytännön eroavaisuudet vaikuttavat yrityksen sisällä merkittävästi, mutta molempia oppaita ei ole oleellista liittää tähän kokonaisuuteen. Liitetystä oppaasta on poistettu ne osuudet, josta yritys olisi tunnistettavissa toimeksiantajan toivetta kunnioittaen.

This thesis is based on an assignment of a Finnish industrial company. The assignment was to produce a human resources guide for the use of the organization. The organization has several offices around Finland. Currently, there is no material available to explain the common rules, policies and guidelines, especially regarding the company's internal operations. The guide is intended to serve as a data bank for the entire company and to support the introduction of a new employee.

The research method in this thesis was the qualitative method. Half-structured interviews were used in addition to the qualitative method. In every office, 4-6 employees were interviewed, representing each group of personnel, i.e. management, clerical workers and industrial workers. The requests of the staff were considered in the guide, so the interviews had an impact on the content of the personnel guide.

The guide is available as an appendix in the end of the thesis. The importance of orientation was particularly emphasized in the writing process, and orientation had a big role in the theoretical section. The theoretical part also dealt with communication and its improvement within the organization. Communication is an obstacle for many companies, and the commissioning company is no exception. Hopefully, the company can benefit from the theoretical part alongside the personnel guide.

The interviews with the staff started in March 2017. A complete schedule for the whole work can be found at the section Creating a Personnel Guide. The chart gives the exact dates and describes the relevant points in the theoretical part and the guide. In total, it took about eight months to complete this thesis.

As the outcome, the commissioning company received two personnel guides. One of them is included in this thesis. Two guides were made because of business disparities. Small practical differences affect the company significantly, but it was not relevant to include both guides in the thesis. Respecting the commissioner's request, all information where the company could be identified has been removed.