Palautejärjestelmän toimivuus : Case Lehtipiste

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli tarkastella palautejärjestelmän tilaa kohdeyrityksessä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, onko palautteella vaikutusta yksilön työssä suoriutumiseen ja jos niin miten. Sekä selvittää millaista palautetta henkilökunnan keskuudessa kaivataan ja millaisia muutoksia nykyiseen palautejärjestelmään kaivataan. Opinnäytetyön teoriaosassa käsiteltiin sisäistä viestintää, sen kanavia, viestinnän haasteita, johtamisviestintää sekä alaistaitoa. Lisäksi tarkasteltiin palautetta ja palautejärjestelmiä. Empiirisessä osassa käytin kvantitatiivista tutkimusta. Henkilöstölle jaettiin yhteensä 21 kyselylomaketta, joista 19 palautettiin. Lomakkeen vastausten perusteella analysoin henkilöstön käsityksiä palautteesta sinänsä, käytössä olevasta palautejärjestelmästä sekä siitä millaisia muutoksia palautejärjestelmä vaatii. Pyrin myös vertailemaan vastauksia keskenään siten, että pyrin selvittämään eroavatko vastaukset eri toimipisteiden välillä. Vastauksista selvisi, että kehityskeskusteluihin haluttaisiin muutoksia, ne haluttaisiin järjestettävän kaksi kertaa vuodessa ja niihin varattua aikaa tulisi pidentää. Vastaukset kertoivat myös alaisten arvostavan ja pitävän esimiehestä, mutta ongelmana koettiin se, ettei esimiestä ole helppo saada kiinni esimerkiksi puhelimella. Esimiestä on helppo lähestyä ja hänen kanssaan on mukava käydä keskusteluita ja voi aidosti antaa oman mielipiteensä kuuluviin, mutta keskustelut jäävät usein vastaajien mielestä käymättä, koska esimiestä ei pystytä tavoittamaan. Tutkimuksessa selkeni nykyisen palautejärjestelmän tila ja se tuntuu olevan vankkaa tekoa ja tätä kautta tarjoavan hyvät raamit palautejärjestelmän kehittämiseksi. Nykyiseen palautejärjestelmään ei olla täysin tyytyväisiä työyhteisön sisällä ja sen kehittämiseksi saatiin monia varteenotettavia ehdotuksia. Tutkimuksen ongelmana oli kuitenkin kunkin kysymysten yhteydessä ilmenneet monet epävarmat mielipiteet, joten aivan realistista kuvaa ei nykytilasta saatu. Kuitenkin kyselystä selvisi, että pienillä muutoksilla järjestelmästä saadaan paremmin toimiva.

The main goal of this thesis was to take a look on the current state of the feedback system in the target company and moreover to assess the effect of feedback on the employees performance at work. Another aim was to discover the type of feedback the staff wants and what kind of changes the present feedback system needs. The theory section of the thesis internal communication, its channels, communication challenges, leadership communication and employees competence. Feedback and feedback systems were also analyzed. The empirical part of this thesis employed quantitative research method 21 questionnaire forms, of which 19 were returned, were sent to the staff. Employee’s ideas of feedback, feedback system and the possible future changes to the system were analyzed surveyed whit the help of the questionnaire by the answers staff gave in forms. The responses were also compared to see if there were any differences between the units. The survey indicated that feedback has a positive influence on the working environment. Many employees reported that feedback had an effect on work satisfaction and on the quality of work. The survey indicated no major differences between the different units. The survey showed that the following changes should be made to development discussions: they should be held twice a year, and the time of discussions should be longer. The responses showed that the superior was liked and appreciated, but that it was difficult to contact her on the phone. The superior is a good conversation partner and it is possible to tell her one’s opinions, but too often employee can not talk to the superior because she is not available. The survey showed the state of current feedback system and it was turned out to be satisfactory and a good basis for development of the system. The employees are not fully satisfied whit the current feedback system and many good proposals were submitted. A problem in the survey was many imprecise opinions about each question; so a complete and realistic picture of the current state could not be presented. However, it showed that with small changes the system would be better.