Ohjelman suunnittelu ja toteutus The Winterfest 09 -tapahtumaan

Abstract

Tämä opinnäytetyö on käytännön esimerkkeihin pohjautuva raportti, jossa pyrin selvittämään lukijalle, miten suunnitella ja toteuttaa ohjelma musiikkitapahtumaan. Tavoitteena on omia kokemuksiani hyväksikäyttäen kertoa, mitä kannattaa tehdä ja mitä kannattaa välttää sekä samalla rohkaisemaan ihmisiä järjestämään tapahtumia. Projekti, jonka kautta lähestyn ohjelman suunnittelua ja toteutusta on The Winterfest 09 (WF09). Kyseinen tapahtuma oli seitsenhenkisen HAAGA-HELIA Matkailun koulutusohjelman opiskelijaryhmän opiskeluprojekti, joka alkoi jo keväällä 2008 ja päättyi tapahtuman toteutukseen 6.-7.2.2009. Minun lisäkseni myös muut kuusi työryhmässä ollutta jäsentä ovat tehneet opinnäytetyönsä WF09 -tapahtuman tiimoilta.

Omassa opinnäytetyössäni pyrin selvittämään lukijalle perustellusti, mitä positiivisia vaikutuksia musiikkitapahtumalla on ihmiseen sekä yhteiskuntaan. Aluksi määrittelen termit musiikki ja tapahtuma. Nämä kaksi asiaa ovat jo yksinään positiivisia vaikuttajia jokapäiväisessä elämässämme. Kun musiikki ja tapahtuma liitetään yhteen, niin positiivinen vaikutus maksimoituu. Tässä kohdin ohjelma näytteleekin tärkeää osaa musiikkitapahtumassa. Mikäli ohjelma ei ole houkutteleva, ei asiakkaita kiinnosta vaivautua paikan päälle. Tämä taas tarkoittaa sitä, että jalo idea eli musiikin tarjoaminen useille ihmisille samanaikaisesti menee täysin hukkaan.

Ohjelman suunnittelu tapahtumaan voi kuulostaa yksinkertaiselta asialta, mutta sitä se ei ole. Kohderyhmä, käytössä oleva tila, aika, raha sekä useat muut asiat vaikuttavat suuresti ohjelman sisältöön. Käytännön esimerkkien kautta pyrin opinnäytetyössäni selvittämään mitä asioita kannattaa huomioida ohjelmaa suunnitellessa. Tarkoituksenani on siis pyrkiä antamaan vinkkejä uusille tapahtumajärjestäjille. En pyri luomaan kenellekään tapahtumajärjestäjälle polkua vaan autan heitä löytämään oman polkunsa itse.

This thesis is a report on the practical implementation of The Winterfest 2009 festival. The aim is to investigate how to plan and execute a program for a music event. My personal experiences are employed to demonstrate what should be taken into account and what should be avoided when planning an event, moreover, people might be encouraged to organize their own music festivals. I will approach this case through my experiences as an organizer in The Winterfest 09 –festival. This particular event was organized by seven students of HAAGA-HELIA Degree Programme in Tourism. The project was initiated in spring 2008 and concluded with the main event on 6-7 February 2009. In addition to me, there were six peer students involved who have also written their theses on the same event.The theory part of the thesis discusses the positive effects of a music event on people and society. The concepts of music and event are introduced separately, two words evoking a positive image in our everyday lives. Consequently, by combining these two words we can maximize the overall positive effect. Considering this, the program plays an important role in a music event. If the program is not compelling, potential customers will fail to arrive and the noble idea of offering music to the masses will be wasted. Planning a program to an event may sound like an easy task to perform, however, this is quite the contrary. Target group, location, time of event, financial assets as well as many other variables greatly influence the content of the program. Different factors useful in the planning process of the program are demonstrated by practical examples, providing valuable tips to new event organizers. Finally, my intention is not to create a beaten track to anyone, instead people are encouraged to find their own way.