Developing Quotation Process through Extension of ERP : Acquiring Quotation Module

Abstract

The objective of this Master’s thesis was to develop the quotation process for the spare parts sales team. The development is implemented through an extension of the Enterprise Resource Planning (ERP) System that means acquiring a quotation module to complement order management module that had been in use so far.

Current state of spare parts quotation process was that quotations had no standard template because they have been not submitted in ERP-system as same as spare part orders. Quotations have been done whether through e-mail or customers’ own Web-portals. Such manner did not allow case company to monitor whole supply chain from quotations to delivery because quotations are not stored in a system but are saved on PC drive that does not allow to have a consolidated material to be used for reporting needs.

The desired outcome of this research is to start using quotation module and submit quotations in ERP-system. Thus quotations will obtain professional looking format and a reference number that is seen in all spare part sales documents, printed out from ERP.

The outcome of this research is expected to help case company to have a transparent spare parts quotation process. This Master’s thesis is also intended to make quotation more clear and easier to follow up not only for the existing employees but also for new team members. Along this Master’s thesis work the instructions will be issued and they will be used for training new employees.

The implementation of this change in quotation process was done in Kaizen-event format.

Tämän kehittämishankkeen päämääränä on kehittää tarjousprosessi varaosamyyntitiimille. Prosessin kehittämistä on tarkoitus viedä läpi toiminnanohjausjärjestelmän laajennuksen kautta, jolloin laajennuksella tarkoitetaan tarjousmoduulin käyttöönottoa. Tähän asti varaosatiimillä on ollut käytössä ainoastaan tilauskäsittelymoduuli toiminnanohjausjärjestelmässä.

Tavoitteena on aloittaa toiminnanohjausjärjestelmän tarjousmoduulin käyttö, jolloin tarjoukset aina tehdään samalle pohjalle ja tarjouksiin tulee sama viitenumero kuin kaikissa muissa varaosamyynnin dokumenteissa, joita on tulostettu toiminnanohjausjärjestelmästä tähän asti.

Varaosamyynnin tarjousprosessin nykytila on se että tarjouksia on tehty ja lähetetty sähköpostitse tai asiakkaiden omien Web-portaalien kautta. Tällainen tapa ei tarjonnut toimeksiantajayritykselle mahdollisuutta seurata koko toimitusketjua, alkaen tarjouksesta toimitukseen asti koska toisin kuin tilaukset, joita on syötetty toiminnanohjausjärjestelmään, tarjouksia ei ole tehty toiminnanohjausjärjestelmässä vaan lähetetty sähköpostitse ja sitten tallennettu verkkolevylle. Tämä tapa tehdä ei antanut mahdollisuutta kerätä tarjouskantatietoa, jota olisi voinut käyttää raportoinnissa.

Tämän tutkimuksen tulos on se, että toimeksiantajayritys sai tarjousprosessille läpinäkyvyyden ja selkeyden sekä nykyisille että tuleville uusille työntekijöille. Tarjoukset voi nykyään hakea suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä ja tarvittaessa rakentaa olemassa olevasta tarjouskannasta raportit, joita voi käyttää ennusteena tuleville tilauksille.