Sarbanes Oxley Act and Internal Controls : case Company X Oy

Abstract

The purpose of this thesis was to obtain a general view of the Sarbanes Oxley Act, SOX, and especially internal controls that are an essential part of SOX. Internal controls have been considered from a financial point of view. Thesis describes financial internal controls and key processes of the case Company X Oy.

Sarbanes Oxley Act is an act that has been launched in year 2002 in the United States and regulates companies that are listed on the United States Stock Exchange. Because the headquarter of the case company is based in Chicago, there is a possibility that the company will be listed on the US Stock Exchange in the future. The purpose of this thesis was to describe financial internal controls and key processes as a case study, in order to prepare the company for the possible listing.

Internal controls of the case company were already mostly implemented, but those were not documented. During the study, it was found out that the controls do not need to be changed in such, although documenting approval of different documents should be enhanced. Even though SOX would never be implemented in the case company, documenting controls and processes has been important; for example, internal or external auditors may want to see the documents. In addition, documenting silent knowledge that is only known by the accountant, who is also the thesis author, will benefit the company. Interviews have been used to gather information of system controls and controls that are linked to other internal organizations.

Täsmän opinnäytetyön tarkoituksena oli saada kokonaiskuva Sarbanes Oxley -laista ja varsinkin siihen liittyvistä sisäisen valvonnan kontrolleista taloushallinnon näkökulmasta. Työssä on kuvattu toimeksiantajayrityksen, Company X Oy:n, sisäiset taloushallinnon kontrollit ja niihin liittyvät avainprosessit.

Sarbanes Oxley -laki, SOX, on Yhdysvalloissa vuonna 2002 käyttöönotettu laki, joka sääntelee Yhdysvaltain pörssiin listautuneita yrityksiä. Koska toimeksiantajan pääkonttori sijaitsee Chicagossa, on mahdollista, että yritys tulee listautumaan Yhdysvaltain pörssiin tulevaisuudessa. Työn tarkoitus oli siis tapaustutkimuksen avulla kartoittaa toimeksiantajan taloushallinnon sisäiset kontrollit ja avainprosessit, jotta mahdollisen listautumisen tapahtuessa yrityksen kontrollit ovat valmiina ja SOX-kelpoisia.

Toimeksiantajayrityksen sisäiset kontrollit olivat pääosin jo olemassa, mutta niitä ei ollut dokumentoitu. Tutkimuksen aikana huomattiin, että kontrolleja ei sinänsä tarvitse muuttaa, jotta yritys täyttäisi SOX-kriteerit talouden kontrollien osalta, ainoastaan eri dokumenttien tekemistä ja hyväksymistä pitäisi tehostaa. Vaikka SOX ei tulisi koskaan koskemaan yritystä, kontrollien ja prosessien päivittäminen ja dokumentointi on silti tärkeää; esimerkiksi sisäiset tai ulkoiset tarkastajat saattavat pyytää dokumentteja nähtäville. Myös se, että yrityksen kirjanpitäjän, joka on tämän opinnäytetyön kirjoittaja, tiedot kontrolleista ja prosesseista on dokumentoitu eivätkä ne ole ainoastaan hiljaista tietoa, hyödyttää yritystä. Haastatteluiden avulla on hahmotettu muun muassa systeemikontrolleja ja muihin sisäisiin organisaatioihin linkittyviä kontrolleja.